Erfahrungsbericht SAP-Erweiterungen Wie Sie Ihr Cloud-ERP mit Apps und Schnittstellen erweitern

Sie haben bereits SAP Business ByDesign eingeführt? Sehr gut – dann ist Ihr ERP grundsätzlich gut für die Zukunft aufgestellt. Doch die nächsten Herausforderungen stehen schon vor der Tür. Denn eventuell können Sie mit dem SAP-Standard nicht all Ihre Anforderungen abbilden. Außerdem verändert sich die moderne Geschäftswelt schnell, sodass Sie Ihr SAP-System immer wieder anpassen müssen.

Wie gelingt die ERP-Weiterentwicklung möglichst effizient? Vor dieser Frage stand auch die Stiftung Deutsche Sporthilfe. Nach der Einführung von SAP Business ByDesign holte sie All for One als spezialisierten SAP-Dienstleister an Bord, implementierte dessen ERP-App für die Multibanking-Integration und lässt sich seither kontinuierlich mit Entwicklungsleistungen und Support unterstützen. Jens kleine Brörmann, Leiter IT & Digitalisierung bei der Stiftung Deutsche Sporthilfe rät: „Aus unserer Erfahrung heraus kann ich eine Zusammenarbeit mit All for One sehr empfehlen. Wir erzielen durch die Zusammenarbeit sehr gute Ergebnisse.“ Den kompletten Erfahrungsbericht lesen Sie hier auf Mittelstand Heute.

Sportförderung und Spenden: So nutzt die Sporthilfe SAP Business byDesign

Die Sporthilfe hat SAP Business ByDesign eingeführt, weil ihr bestehendes ERP in die Jahre gekommen war und an seine Performance-Grenzen stieß. Mit dem SAP-System aus der Cloud wollte die Stiftung Verwaltungs- und Buchhaltungsprozesse weiter digitalisieren und optimieren. Aus dem Anwendungsstandard nutzt die Sporthilfe SAP Business ByDesign vor allem für finanzbuchhalterische Aufgaben und Prozesse sowie das Controlling.

Die wesentlichen Herausforderungen ergeben sich aus den Customer-Development-Modulen, die auf die spezifischen Herausforderungen der Sporthilfe einzahlen. Im Fördermodul verknüpft das SAP-System die Daten der geförderten Athletinnen und Athleten mit den Parametern der zahlreichen Förderprogramme, um so über Algorithmen die monatlichen Zahlungen an die Athletinnen und Athleten zu ermitteln und in den buchhalterischen Prozess zu überführen. Über ein weiteres Customer Development Modul, das Spendenmodul, wickelt sie die erhaltenen Einmal- und Dauerspenden in unterschiedlicher Höhe ab – vom Eingang über die Verbuchung und gegebenenfalls monatlichen oder jährlichen Einzug bis hin zum automatisierten Versand der Spendenbescheinigung und der entsprechenden Dokumentation im Datensatz des Spenders.

Zudem nutzt die Stiftung SAP Business ByDesign auch als Kontaktdatenbank für sämtliche Stakeholder-Gruppen, mit denen sie Anknüpfungspunkte hat. Neben den Athletinnen und Athleten sind darunter zum Beispiel Spender und Förderer, Wirtschaftspartner und natürlich auch Dienstleister.

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So integriert eine ERP-App Multibanking ins SAP-System

Die Sporthilfe hat darüber hinaus kundeneigene Anforderungen, die mit den Standardlösungen der SAP nicht zu bewältigen sind – wie zum Beispiel beim Multi-Banking. Dort wurde zuletzt die „Bank Integration App“ von All for One implementiert. Diese Lösung ermöglicht den automatischen Austausch von Kontoauszügen und Zahlungsträgerdateien zwischen SAP ByDesign und der sich bei der Sporthilfe im Einsatz befindlichen Banking-Lösung MultiCash von Omikron.

Vor der Einführung dieser Lösung gab es keine automatisierte Übergabe dieser Daten. Folge: Sowohl Kontoauszugs- als auch Zahlungsträgerdateien wurden manuell von MultiCash in die SAP und in die andere Richtung übertragen. Dies gehört inzwischen der Vergangenheit an: „Unsere Mitarbeiter aus der Buchhaltung müssen sich jetzt nur noch um Sonderfälle kümmern und freuen sich entsprechend über die neue Lösung. Sie sind eine lästige Aufgabe losgeworden und sparen jeden Tag wertvolle Arbeitszeit“, zieht Jens kleine Brörmann ein positives Resümee

Schnittstellen-Entwicklung und Massendaten-Änderungen

Neben der Einführung der „Bank Integration App“ gab es weitere gemeinsame Projekte. So hat All for One zum Beispiel Schnittstellen bereitgestellt und konfiguriert, um wichtige Drittsysteme anzubinden – etwa die auf der LowCode-Lösung Mendix basierende Plattform „Meine Sporthilfe“, auf der die Athletinnen und Athleten unter anderem ihr Profil hinterlegen und pflegen sowie Förderanträge stellen können. Oder auch das Event-Management-Tool, über das die Daten von Veranstaltungsbesuchern verwaltet und in SAP die Rechnungsstellung ausgelöst wird.

Auf den richtigen Partner kommt es an

Mit All for One hat die Deutsche Sporthilfe einen verlässlichen Partner gefunden, der sie bei allen SAP-Weiterentwicklungsaufgaben und mit laufendem Support unterstützt. „Wir haben selbst keinen SAP-Spezialisten im Haus“, erklärt Jens kleine Brörmann. „Daher brauchen wir einen externen Partner, der die Themen tief durchdringt, uns zu den Finanzbuchhaltungs-Prozessen in SAP berät und das System noch besser an unsere individuellen Bedürfnisse anpasst. Über Empfehlungen sind wir auf All for One gestoßen und waren schnell überzeugt.“ Der spezialisierte SAP-Dienstleister verfügt über ein eigenes Entwicklungs-Team, das exklusiv für Stammkunden bereitsteht, und ist außerdem führender SAP-Partner in Mittel- und Osteuropa.

Wie funktioniert die Zusammenarbeit?

Allgemeine Support-Anfragen an All for One, zum Beispiel, wenn es darum geht, eine Rechnungsvorlage zu ändern, stellt die Sporthilfe über ein klassisches Ticketsystem. Entwicklungsprojekte bespricht sie dagegen direkt mit den zuständigen Spezialisten. Diese klären dann, ob und wie sich der Wunsch in die Praxis umsetzen lässt, und schätzen den Aufwand ab. Anhand eines Kostenvoranschlags kann die Sporthilfe planen, wann sie die Umsetzung beauftragen will – oder ob sich der Aufwand überhaupt für sie lohnt. „Wir haben feste Ansprechpartner, was großartig ist,“ sagt Jens kleine Brörmann. „Wir kennen uns mittlerweile sehr gut und arbeiten vertrauensvoll zusammen.“ Die Entwicklung selbst läuft Hand in Hand. Während der Hypercare-Phase nach der Einführung der – noch verhältnismäßig neuen – Bank-Integration-App hat die Sporthilfe zum Beispiel Feedback gegeben, wo kleine Anpassungen nötig sind, All for One hat diese Anregungen entsprechend aufgenommen. Darüber hinaus kümmert sich ein dedizierter Key Account Manager bei All for One um die Anliegen der Stiftung. In einem regelmäßigen Jour Fix tauschen sich die Partner aus und besprechen Tickets.

Fit für die kontinuierliche ERP-Weiterentwicklung

Durch die ERP-App und die Zusammenarbeit mit dem spezialisierten SAP-Dienstleister konnte die Sporthilfe bereits einige manuelle Prozesse automatisieren. Weitere sollen folgen. Die Weiterentwicklung der IT-Landschaft und der Einsatz neuer Anwendungen erfordert in der Regel die Einrichtung oder Konfiguration neuer Schnittstellen zum SAP-System. Mit All for One hat sie einen Partner an der Seite, der sie berät, ihre Bedürfnisse versteht und schnell umsetzt. Jens kleine Brörmann lobt: „Was ich faszinierend finde, ist die Motivation der Mitarbeiter bei All for One. Sie zeigen sich begeistert von dem, was wir als Sporthilfe tun, und bringen Verständnis dafür auf, dass wir als Stiftung andere Vorgaben haben und auch ein bisschen anders ticken als ein Wirtschaftsunternehmen. Auch wenn wir mit eher ungewöhnlichen Anfragen kommen oder eine Extraschleife drehen müssen, ist das kein Problem.“

Quelle Aufmacherbild: KI-Bild erstellt mit Midjourney