Die wichtigsten Schritte und Kniffe
So gehen Sie die jährliche Unternehmensplanung richtig an! Was dazugehört, verrät Horst Lambauer, CFO des IT-Dienstleisters B4B Solutions, im Gespräch.
Steht auch bei Ihnen alle Jahre wieder die Unternehmensplanung an? Haben Sie sich schon einmal gefragt: Was gehört denn nun eigentlich wirklich zur Unternehmensplanung? Was sind ihre Aufgaben und was nicht? Und welche Phasen und welcher Prozess stecken hinter einer solchen strategischen Planung? Horst Lambauer, CFO vom IT-Dienstleistungs- & Beratungs-Unternehmen B4B Solutions verrät Mittelstand Heute im Interview, auf was Entscheider bei der strategischen und operativen Planung ihres Unternehmens achten sollten.
Inhalt (per Klick auf die Links gelangen Sie direkt zum jeweiligen Kapitel):
- Was ist die Unternehmensplanung und wie funktioniert sie?
- Unternehmensplanung: Welche Rolle Daten spielen...
- Welche Prognose-Verfahren für die Unternehmensplanung gibt es?
- Unternehmensplanung: Operative und strategische Planung
- Welche Rolle spielt die Corona-Krise für die Unternehmensplanung?
1. Was ist die Unternehmensplanung und wie funktioniert sie?
Mittelstand Heute: Hallo Horst, wann steht bei der B4B Solutions die Unternehmensplanung an?
Horst Lambauer: Mit dem vorgezogenen Geschäftsjahr ist die Planung des nächsten Geschäftsjahres immer im Frühsommer fällig. Als Teil der All for One SE-Gruppe, einem börsenorientierten Unternehmen, ist die Budgetierungsplanung wichtiger denn je: Entscheidungen, die wir treffen, haben auch Wirkungen nach außen. Die B4B Solutions besteht zudem auch aus zwei Legal Entitys, was in der Planung berücksichtigt werden muss.
Mittelstand Heute: Was sind Eure ersten Schritte bei der Unternehmensplanung?
Horst Lambauer: Wichtig ist, bei uns beginnt die Planung nicht bei null. Bevor wir aber starten können, müssen wir zuerst die Strategie festlegen. Auf Grundlage der Gesamtgruppen-Strategie der All for One Group wird auch die Strategie der B4B Solutions festgelegt.
- Wo wollen wir hin? Also: Was ist die Zielsetzung der Unternehmensplanung?
- Welche Faktoren müssen bei der Unternehmensplanung berücksichtigt werden?
- Benötigt es neue Organisationsstrukturen, Abteilungen und Mitarbeiter im Unternehmen?
- Passt die Struktur an sich oder muss etwas geändert werden?
All diesen Fragen muss am Anfang zwar Gestaltungsraum gegeben werden. Dennoch beginnt die Planung durch Ist-Daten und Erfahrungen aus den letzten Jahren keineswegs bei null. Die Ist-Situation des Unternehmens und die bisherige Entwicklung wird unter die Lupe genommen, um zu sehen, welche Potenziale es gibt und was sich daraus an Entscheidungen ableiten lässt.
Mittelstand Heute: Wie funktioniert also die Unternehmensplanung bei Euch konkret?
Horst Lambauer: Wir vertreiben nicht nur Cloud-Systeme von SAP, sondern nutzen sie auch selbst. Die B4B Solutions hat von Anfang an mit SAP Business By Design gearbeitet. Durch dieses integrierte Cloud ERP-System, in dem alle Prozesse des Unternehmens – von CRM über Projektgeschäft, Vertragsverwaltung, Zeitwirtschaft, Buchhaltung und Controlling – abgebildet sind, können wir präzise historische Prozess-Daten und den Ist-Geschäftsverlauf als Basis für die Unternehmensplanung verwenden.
Horst Lambauer ist CFO beim IT-Dienstleister B4B Solutions.
2. Unternehmensplanung: Welche Rolle Daten spielen...
Mittelstand Heute: Ihr lebt unter anderem vom Neukunden-Geschäft. Wie fließt das in die Unternehmensplanung mit ein?
Horst Lambauer: Die Vertriebs-Planung bildet die Basis für sämtliche weiteren Teilpläne in der Unternehmensplanung. Die Planung der Neukunden-Gewinnung bildet hier unter anderem die Basis, um zukünftig benötigte Ressourcen abschätzen und budgetieren zu können. Dafür werden die Projekte betrachtet, die laufen und geplant sind, und es leitet sich ab, wie viele Personentage benötigt werden und ob diese abgearbeitet werden können. Von der Entwicklung der Vertriebsplanung hängen auch die Umsätze und die Subscription- und Lizenzverkäufe in der Unternehmensplanung ab.
Um die Cost of Sales abschätzen zu können, sehen wir uns in SAP Business ByDesign die vergangenen Conversion Rates an – also wie viele Leads zu Opportunities und danach zu gewonnenen Projekten wurden. Für die Cost of Marketing wird analysiert, welche Kampagnen im letzten Jahr erfolgreich waren und ob zusätzliche Zielgruppen im nächsten Jahr angesprochen und erschlossen werden sollen.
Neben den Neukunden und Leads dürfen aber auch die Stammkunden nicht vergessen werden. Unser Anspruch ist es, sie mit hoher Qualität zu betreuen und sie bei der Weiterentwicklung zu unterstützen. Hier sehen wir uns in der Unternehmensplanung an, wie viele Projekte im letzten Jahr abgeschlossen wurden, um daraus den Bedarf ableiten zu können, also, wie viele Stammkunden betreut werden können.
Hier vertrauen wir auf die Vergangenheitswerte, die uns SAP Business ByDesign zur Verfügung stellt. Eine langfristige Zusammenarbeit mit unseren Kunden ist uns wichtig und es kann immer wieder zu Anfragen kommen, die bis dahin nicht voraussehbar waren. Um hier bestmöglich planen zu können, nehmen wir die folgenden Daten zu Hilfe:
- Branche und Größe des Kunden
- Entwicklung der Branche
- Dienstleistung und Subscription-Ratio
3. Welche Prognose-Verfahren zur Unternehmensplanung gibt es?
Mittelstand Heute: Wenn ihr die Daten für den Neukunden- und Stammkundenbereich evaluiert habt, wie geht es dann mit der Unternehmensplanung weiter?
Horst Lambauer: Wenn die Vertriebsplanung sowohl für Neukunden als auch für Stammkunden abgeschlossen ist, kommen die ausführenden Profitcenter ins Spiel und gleichen Kapazität und Bedarf ab. Dabei stellt sich heraus, ob der Bedarf mit den bestehenden Mitteln erfüllt werden kann oder ob weitere Kapazitäten aufgebaut werden müssen. Aus diesen Überlegungen leiten sich Finanzplanungs-Faktoren wie Personalkosten und betriebliche Aufwände in der Unternehmensplanung ab. Außerdem kann die Erlös-Planung der Dienstleistungserlöse – die maßgeblich von den vorhandenen Ressourcen abhängt – realisiert werden. Diese Informationen werden von jedem leistenden Profitcenter ausgearbeitet. Je akkurater die Sicht der Profitcenter ist, desto besser die Planung.
Der Vorteil, den wir haben, besteht darin, dass wir mit SAP Business ByDesign Monatsabschlüsse in Jahresabschluss-Qualität machen. Durch die periodenreine Darstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung je Profitcenter kann leichter vom Ist in die Zukunft extrapoliert werden. Durch die hohe Qualität der Abschlüsse ist auch eine Planung für die Zukunft leichter, da die Zahlen akkurat sind. In SAP Business ByDesign verläuft hier vieles automatisiert. So ist es trotz eines sehr kleinen Finance-&-Controlling-Teams möglich, diese Genauigkeit zu erreichen, und es braucht für die Profitcenter-Verantwortlichen nur einen Knopfdruck, um präzise Zahlen zum momentanen Ist-Stand zu erhalten.
Ein weiterer Vorteil von SAP Business ByDesign ist das integrierte Projekt- und Zeit-Management für die Unternehmensplanung. Hierdurch kann relativ genau vorhergesagt werden, für welche Art von Projekten wir welche Größen von Dienstleistungsbedarfen erwarten können. Zusätzlich können sehr gut saisonale Schwankungen der Dienstleistung (Feiertage, Urlaubszeit etc.) für die Planung foregecastet werden. Auch die in der Vergangenheit zu erzielenden Tagessätzen je Leistungsart werden als Eingangsgröße für die Budgetierung verwendet.
4. Unternehmensplanung: Operative und Strategische Planung
Mittelstand Heute: Das klingt ja alles nach sehr viel Arbeit, wie kommt ihr zu einem gemeinsamen Nenner in der Unternehmensplanung?
Horst Lambauer: Die nun vorliegende Planung wird zu einem Gesamtwert zusammengefasst, um die Planung plausibilieren zu können. Hier reichern wir sie wieder mit auf Perioden geschnittenen Ist-Daten der letzten Jahre an, um Fehler zu bemerken. Die aktuellen und akkuraten Ist-Zahlen ermöglichen es, dabei von einer Mikroperspektive zu einer Makroperspektive zu gelangen. Um Fehler in der Unternehmensplanung ausschließen zu können, ist dieser Schritt sehr wichtig.
In diesem Schritt sollte auch wieder die festgelegte Strategie betrachtet werden, um die Erfordernisse der Stakeholder mit einzubeziehen und beurteilen zu können, ob ich mit der Planung dorthin komme. Erreiche ich nun die Leads, Abschlüsse, Neukunden und die Betreuung der Stammkunden, wie ich sie in der Strategie der Unternehmensplanung festgelegt habe?
Hier kann es zu einer Schleife des zweiten Schrittes (Diskussionen mit Profitcenter) kommen, um dies nachzuschärfen. Auch hier zeigt sich wieder: Je besser die Ist-Zahlen sind, desto einfacher die Planung, und es ergeben sich weniger Wiederholungszyklen mit den Profitcentern.
Mittelstand Heute: Und dafür nutzt ihr in der Unternehmensplanung SAP Business ByDesign?
Horst Lambauer: Ja genau, Die fertige Planung wird mit allen Daten und Strukturen in SAP Business ByDesign eingegeben und die Planzahlen werden im System hochgeladen. Dadurch können ein Forecasting und eine operative und strategische, soll heißen: eine kurz-, mittel- und langfristige Planung in SAP Business ByDesign vorgenommen werden. In Dashboards werden die Planzahlen der einzelnen Bereiche hochgeladen, um den einzelnen Profitcentern den aktuellen Stand und die Pipeline der Leads, Opportunitys und Abschlüsse zu ermöglichen. Es ist nun möglich, diese Zahlen herunterzubrechen und die geplanten Personentage, die benötigt werden, anzuzeigen.
5. Welche Rolle spielt die Corona-Krise für die Unternehmensplanung?
Mittelstand Heute: Welche Schwierigkeiten siehst du momentan bei der Unternehmensplanung und Budgetierung?
Horst Lambauer: Für das nächste Jahr sehe ich als große Unbekannte für Dienstleistungs-Unternehmen die Reiseaufwände. Wegen der COVID-Situation hatten wir in diesem Geschäftsjahr sehr geringe Reiseaufwände und konnten unsere Projekte sehr gut remote abschließen. Im Moment ist die Akzeptanz der Kunden dafür sehr hoch, da viele Organisationen gelernt haben, digital zu arbeiten. Aber die Frage ist, wie sich das Entwickeln und wie sich das neue Normal in Bezug auf Reisen darstellen wird. Ich persönlich gehe davon aus und hoffe, dass wir im nächsten Geschäftsjahr nicht mehr diese starken Restriktionen in Bezug auf COVID haben werden. Aber ich bin auch überzeugt, dass in unserer Branche das Reiseaufkommen glücklicherweise nicht mehr auf das Vor-COVID-Niveau zurück ansteigen wird. "Glücklicherweise" versteht sich nicht aus Kostenperspektive, sondern ist deshalb maßgeblich, weil ein verringertes Reiseaufkommen sehr zu einer verbesserten Work-Life-Balance unseres Teams beiträgt. Momentan gehe ich von Reiseaufwänden zwischen 40 und 60 Prozent des Vor-COVID-Niveaus aus.
Mittelstand Heute: Wie lange dauert bei euch der Planungs-Prozess?
Horst Lambauer: Der Planungs-Prozess der Unternehmensplanung dauert in der B4B Solutions von der Vorgabe bis zum verabschiedeten Budget insgesamt circa 1,5 bis 2 Monate. Eine heiße Phase, die zum Arbeitsalltag hinzukommt. Mir persönlich macht es aber sehr viel Spaß, den Blick nach vorne zu werfen und für das nächste Jahr und die Zukunft Entscheidungen treffen zu können.
Mittelstand Heute: Vielen Dank Horst für deine Zeit und die Einblicke in den Alltag eines CFOS!
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