In 5 Schritten
Bei der Transformation auf SAP S/4HANA darf der laufende Betrieb nicht ins Stocken geraten. Wie das mithilfe von SAP Application Management (SAP AM) gelingt…
Wie können Unternehmen die Migration auf SAP S/4HANA meistern, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden? Wie können IT-Entscheider im eigenen Team Freiräume für die digitale Transformation schaffen, die zeit- und ressourcenintensiv ist? Eine Antwort lautet: Mit Application Management Services und einem Transformationsberater, der Unternehmen auf diesem Weg begleitet. Wie ein solches Application Management aussehen kann, verrät Mittelstand Heute in diesem Beitrag.
Die SAP S/4HANA Transformation vorbereiten
Für Unternehmen sind die Herausforderungen der Digitalisierung oft ein zweischneidiges Schwert: Auf der einen Seite steht das zu managende Tagesgeschäft mit regelmäßigen Anpassungen im SAP-System, einem zuverlässigen Monitoring und der Behebung von Störungen. Auf der anderen Seite darf die Weiterentwicklung der IT-Landschaft aber auch nicht verschlafen werden. Wie also zwischen "Run" und "Build" priorisieren, fragen sich IT-Entscheider.
Steht also eine Transformation des konventionellen ERPs an – und damit des digitalen Kerns von Unternehmen, das IT und Business verbindet – verschiebt sich der Balanceakt gewaltig in Richtung "Build". Und genau hier liegt der Vorteil eines Application Managements mit einem externen Spezialisten. Ein Application-Services-Dienstleister (AMS) begleitet die Migration auf SAP S/4HANA von Beginn an und hält den Support auch für die bestehende IT-Infrastruktur aufrecht.
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Schließlich haben viele IT-Abteilungen mit Ressourcen-Engpässen zu kämpfen. Experten in Sachen SAP sind auf dem Arbeitsmarkt rar gesät – der Fachkräftemangel ist auch in der IT allgegenwärtig. Ein Application-Services-Dienstleister (AMS) bringt die erforderliche Expertise direkt mit an den Tisch und schafft Freiräume für IT-Abteilungen, indem er sich zum Beispiel um den Betrieb der SAP-gestützten Geschäftsprozesse kümmert, Supportaufgaben übernimmt oder Wünsche von Fachabteilungen kurzfristig und professionell umsetzt. Indem er stabilisiert, können Unternehmen die Transformation optimal vorbereiten und sich auf das Wesentliche konzentrieren.
Wie aber sieht ein solches SAP Application Management nun im Einzelnen aus? Welche Phasen durchlaufen Unternehmen mit einem Dienstleister?
SAP Application Management in 5 Phasen
SAP Application Management (SAP AM) bedeutet die Betreuung von Software über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Ziel ist es, eine hochqualitative Betreuung der SAP-Applikationen und Geschäftsprozesse sicherzustellen und fortlaufend notwendige Anpassungen und Innovationen in das Unternehmen einzubringen. SAP AM lässt sich in fünf Phasen aufteilen:
1. Zielsetzung:
In der ersten Phase geht es um eine gemeinsame Zielsetzung zwischen Kunde und Dienstleister. Diese ist wesentlich für die spätere Formulierung der Anwendungsstrategie. Im Fokus steht ein Alignment, also eine optimale Ausrichtung und Abstimmung der Business- und IT-Strategien aufeinander. Schließlich gilt es, die IT-Systeme optimal in den Geschäftsalltag zu integrieren. Mitarbeitern sollen die nötigen Anwendungen beispielsweise über mobile Endgeräte zur Verfügung gestellt werden. Innovative Technologien (zum Beispiel ML, KI, etc.) können hinzukommen.
2. Ist-Analyse/Soll-Analyse:
Dann folgt die Ist-Soll-Analyse. Der AS-Berater führt zusammen mit dem Kunden eine Systeminventur durch. Dies betrifft nicht nur das ERP-System, sondern alle Anwendungen im Unternehmen. Schließlich ist ein ERP-System oft tief in die digitale Struktur eines Betriebs integriert. Möglicherweise lassen sich so Ineffizienzen bei den Wechselwirkungen von Applikationen feststellen, die im weiteren Projektverlauf optimiert werden können.
Die Ergebnisse der Ist-Analyse und die Zielsetzung definieren die Soll-Analyse. Der AS-Berater berät zu den Service-Lösungen, die die individuellen Anforderungen des Kunden am besten abdecken.
3. Applikationsbetrieb:
Nachdem die Planungsphase abgeschlossen ist, folgt der Applikationsbetrieb. Der Dienstleister übernimmt den Betrieb der Applikationen – vom Incident Management bis zum Customizing. Das ist das Daily Business der Application Management Service Provider (AMS).
Wie tief der Dienstleister in das Application Management einsteigt und was er übernimmt, hängt von den vor dem Projektstart vereinbarten Service Level Agreements (SLAs) ab. Beim Umstieg auf SAP S/4HANA kann neben dem Betrieb der Applikationen ebenfalls die Cloud-Migration von Systemen zum Aufgabenspektrum des Dienstleisters gehören.
Über die Dokumentation der Implementierungs- und Betriebsprozesse können Kunde und Dienstleister Zeitpläne und Zielsetzungen im Auge behalten und das Projekt zu beiderseitiger Zufriedenheit abwickeln.
4. Wartung, Monitoring:
Die Qualitätskontrolle ist ein weiterer Teilbereich des Application Managements. Der AMS-Provider kümmert sich darum, dass die Performance der Systeme zufriedenstellend ist und die Software regelmäßig aktualisiert wird. Mit Monitoring Tools lassen sich Störungen teilweise voraussagen und frühzeitig beheben.
5. Erweiterung, Optimierung, Innovation:
Eng verzahnt mit der Wartung ist die Optimierung und die Erweiterung der Applikationen. Ist der AMS-Provider mit Application Lifecycle Management (ALM) betraut, kann die Weiterentwicklung derjenigen Systeme, die er implementiert hat, ebenfalls in seinen Aufgabenbereich fallen.
Und das ist gerade im SAP-Bereich auch sinnvoll. Denn die SAP S/4HANA-Plattform ist kein statisches Konstrukt: Ein versierter AMS-Berater richtet sein Augenmerk neben dem Tagesgeschäft deshalb immer auch auf Optimierungen und Innovationen. So kann der AMS-Provider proaktiv zusätzliche SAP-Cloud Features in das Unternehmen einbringen, sodass Geschäftsprozesse kontinuierlich optimiert werden. Das wiederum hält die Applikations-Landschaft von Unternehmen sicher, auf dem neuesten Stand und stärkt die Compliance.
AMS-Dienstleister bieten zusätzlich die Verbindung zu Microsoft 365. Der Vorteil: Unternehmen erhalten ihre Microsoft- und ihre SAP-Systeme aus einer Hand, mit identischer Governance – also mit demselben Service Manager als Ansprechpartner, demselben Transitionskonzept oder demselben Eskalationsprozess.
FAQ
Was ist SAP Application Management?
Dabei lagert ein Unternehmen Teile oder seine gesamte SAP-Verwaltung an einen Dienstleister aus. Dieser Application Management Service Provider kann an der Entwicklung einer SAP-Lösung, dem Betrieb der Software und der Weiterentwicklung der Lösung beteiligt sein.
Was ist SAP Support?
Der Support kümmert sich weniger um Prozesse und Optimierungen der Software, sondern um User-Anfragen. Das Support-Team ist der direkte Ansprechpartner für Mitarbeiter. Im Gegensatz dazu sind Application Manager mit der strategischen Ausrichtung und Entwicklung von SAP-Anwendungen im Unternehmen betraut.
Was sind die Vorteile von SAP Application Management?
Nutzt ein Unternehmen SAP AM, lagert es IT-Kompetenzen an einen Dienstleister aus. Die Planung, Durchführung, Betrieb, Wartung und Entwicklung des Enterprise-Systems liegen nicht mehr bei der eigenen IT. Sie wird dadurch entlastet und kann sich auf die Weiterentwicklung der Fachbereiche konzentrieren.
Warum ist die Applikationswartung wichtig?
Die Wartung ist, wie beim Auto, essenziell, damit die Systeme reibungslos laufen. Bei SAP-Systemen gibt es zwar keinen Verschleiß. Damit die digitale Infrastruktur sicher und zuverlässig bleibt, müssen trotzdem Updates gemacht und Schnittstellen überwacht werden.
Quelle Aufmacherbild: Gorodenkoff/stock.adobe.com
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