Erfahrungsbericht: SAP Business ByDesign
Dass eine ERP-Einführung nicht lange dauern muss, zeigt das Beispiel des Fertigungsunternehmens Synapticon. Tipps für eine schnelle Implementierung.
ERP-Systeme sind ein wichtiger Bestandteil des betrieblichen Alltags. Sie verknüpfen Unternehmensprozesse und ermöglichen dadurch Effizienzsteigerungen. Allerdings scheint die Einführung eines ERP-Systems oft eine langwierige Angelegenheit zu sein. Oder doch nicht? Das Fertigungsunternehmen Synapticon zeigt, dass es auch schneller gehen kann. Mittelstand Heute mit den wichtigsten Erkenntnissen aus der ERP-Einführung...
Das Projekt in Kürze:
Synapticon & SAP Business ByDesign
Synapticon mit Sitz in Stuttgart ist auf Robotik und Automatisierung spezialisiert. Der Fokus des Unternehmens liegt darauf, Geräte wie Servoregler, Sensoren und Bremsen zu miniaturisieren und in einer einzigen Einheit zu integrieren. Die Kunden von Synapticon sind Hersteller von Industrierobotern, Automationsprodukten und Forschungsanwendungen – aber auch Raumfahrtorganisationen wie die NASA und ESA.
Durch das schnelle Wachstum von Synapticon wurde die Geschäftsstruktur zunehmend komplexer, was zu erhöhten Anforderungen an die Datenverwaltung führte. Um Betriebsabläufe zu optimieren und zu digitalisieren, hat sich das Unternehmen für das ERP-System SAP Business ByDesign entschieden – und setzte voll auf die integrierten Standardprozesse der Cloud-Lösung. Mit ihren bedienungsfreundlichen Oberflächen war sie darüber hinaus einfach zu implementieren.
Das waren wichtige Voraussetzungen dafür, dass sich die Beratungsstunden und der Schulungsaufwand in Grenzen hielten. Dank der Verwendung von Standardprozessen ließ sich SAP Business ByDesign schneller einführen als andere ERP-Systeme. Seitdem die Software in Betrieb ist, arbeiten die Beschäftigten interaktiv zusammen, auch über die Abteilungen hinweg. Synapticon kann sich wieder auf seine Kernkompetenzen konzentrieren – dank der optimierten Geschäftsabläufe.
Ausschlaggebender Erfolgsfaktor: Teamwork
Da ein ERP-System viele verschiedene Geschäftsprozesse betrifft, ist bei dessen Einführung ein Faktor zentral: Gleich zu Beginn sollten alle Beteiligten darin übereinstimmen, dass es sich um ein gemeinsames Projekt handelt. Der Erfolg hängt davon ab, dass Anwenderunternehmen und Anbieter von Anfang an ein Team bilden. Sie pflegen und optimieren miteinander jene Prozesse, die dem Unternehmen bislang seine Wettbewerbsvorteile verschafft haben. Dabei gilt es, die Zielvorgaben im Blick zu behalten: Wie viel Zeit ist für die Einführung vorgesehen? Wie hoch sind die Kosten und kann der Betrieb während der Implementierung weiterlaufen? Die ERP-Einführung selbst gliedert sich in vier Etappen.
Die 3 Phasen der ERP-Einführung:
1. Anforderungsanalyse - Das Fundament legen
Jede ERP-Einführung erfordert ein gewisses Maß an Vorarbeit. Eine Anforderungsanalyse legt den Grundstein für einen reibungslosen Ablauf. Es gilt, die Geschäftsprozesse des Unternehmens zu analysieren und Lösungen für eventuelle „Lücken“ zu finden. Diese ergeben sich aus den spezifischen Bedürfnissen des Betriebs. Sie sind der Grund, warum einige Funktionen angepasst werden müssen. ERP-Systeme sind zwar Standardsoftware und für viele Unternehmen passt dieser Standard einwandfrei. Aber manchmal lässt er sich nicht eins zu eins übernehmen. Mithilfe einer Gap-Analyse ermittelt das Einführungsteam diese Fein- und Eigenheiten.
Der Partner für die ERP-Einführung sieht sich die "Lücken" genau an und findet dafür mögliche Lösungen. Ziel ist es, das ERP-System so zu gestalten, dass es die spezifischen Geschäftsprozesse des Unternehmens unterstützt. Je nachdem, wie viel Vorarbeit bereits geleistet wurde, kann das Team vorhandene Dokumentationen als Grundlage für eine detailliertere Analyse nehmen.
Im Video: So profitiert Synapticon von der ERP-Einführung. Quelle: All for One Group/YouTube
2. Bei der Umsetzung – Datengenauigkeit, Schulung, Tests
Nach dieser Vorbereitung ist es Zeit für die Implementierung. Das ERP-System wird in die bestehende IT-Infrastruktur integriert. Zunächst müssen die notwendigen – und auch nur die – Daten aufbereitet und importiert werden. Dafür ist eine saubere Datenstruktur essenziell, denn sie gewährleistet ein reibungsloses Funktionieren des Systems. Um Datenverluste zu vermeiden, müssen alle relevanten Daten vollständig und korrekt übernommen werden.
Anschließend geht es an die Schulung der Mitarbeiter. Wichtig ist dabei, die Trainings individuell auf deren Bedürfnisse abzustimmen, damit sie den größtmöglichen Nutzen aus der Software ziehen können. In der Testphase wird das System auf Herz und Nieren geprüft. In dieser Etappe spielen die Softwaretester typische Geschäftsprozesse durch, um zu sehen, ob alle Daten korrekt verarbeitet werden. Erst wenn das System im Testbetrieb, reibungslos läuft und alle Mitarbeiter sicher mit dem System umgehen können, wird das System live geschaltet und geht in den Echtbetrieb.
3. Im Echtbetrieb optimieren, ergänzen und weiterbilden
Im Betrieb wird das Arbeiten im ERP-System kontinuierlich weiter verbessert. Mitarbeiter können Benutzeroberflächen an ihre Aufgaben anpassen. Dadurch steigern sie die Effizienz und schöpfen das Potenzial der Software voll aus.
ERP-System schnell implementieren
Wie lange eine ERP-Einführung tatsächlich dauert, hängt von einigen Voraussetzungen ab –etwa der Komplexität des Unternehmens, der Anzahl der benötigten Module oder der Erfahrung des Implementierungspartners. Eine schnelle ERP-Einführung erscheint für viele als ein Paradox. Synapticon beweist, dass es möglich ist, es unter 12 Monaten zu schaffen.
Zentraler Faktor war dabei die umfassende Übernahme der Standardprozesse des ERP-Systems. „Auch der richtige Partner ist dafür ausschlaggebend“, erklärt Nikolai Ensslen, Gründer und Geschäftsführer von Synapticon. Er rät: „Suchen Sie nach jemanden, der über umfassende Erfahrung im Bereich ERP verfügt und in der Lage ist, Ihre Anforderungen und Ziele zu verstehen.“
Allerdings beschleunigen weitere Variablen eine ERP-Einführung:
- eine exakte Planung und Vorbereitung,
- ein klares Verständnis der Anforderungen und Ziele
- sowie eine sorgfältige Analyse der vorhandenen Systeme und Prozesse.
- Die Mitarbeiter frühzeitig einzubeziehen und sie in Trainingseinheiten zu schulen, gehört ebenfalls dazu.
Stolpersteine bei der Planung mitberücksichtigen
Zur Planung gehört auch, an mögliche Stolpersteine zu denken. Dazu zählt zum Beispiel:
- eine mangelnde Kommunikation und Abstimmung innerhalb des Implementierungs-Teams oder mit den Anwendern.
- Des Weiteren hemmen unklare Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten den reibungslosen Ablauf ebenso wie
- zu ungenaue oder unvollständige Ergebnisse bei der Anforderungsanalyse,
- eine schlechte Datenqualität oder gar die fehlende Datenmigration. Das alles kann die ERP-Einführung erheblich verzögern.
- Schwierigkeiten macht es auch, wenn die anderen bereits im Unternehmen bestehenden Systeme nicht sauber integriert wurden.
Schritt für Schritt – die Checkliste
Nikolai Ensslen empfiehlt, mit einer Checkliste zu arbeiten. Sie trägt dazu bei, dass das Team keine wichtigen Schritte übersieht und den Zeitplan einhalten kann. Die Liste sollte alle ERP-Einführungsaufgaben umfassen: eine Anforderungsanalyse ebenso wie die Auswahl der passenden Software, die Implementierung, Datenmigration, Schulungen und Tests. „Ein leistungsfähiges System lässt sich in kurzer Zeit implementieren“, meint Ensslen und fügt hinzu: „Eine ERP-Einführung hängt vor allem von der richtigen Herangehensweise ab – und die wiederum von der Wahl eines kompetenten Partners.“
Quelle Aufmacherbild: jambulart/stock.adobe.com
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