Praktischer Erfahrungsbericht SAP S/4 Hana: Wie Sie in 6 Monaten den Umstieg schaffen

Wie der Umstieg auf das intelligente Cloud ERP S/4 Hana in 6 Monaten gelingen kann, zeigt dieses Unternehmen. Die wichtigsten Schritte zur Transformation.

Wie gelingt der Wechsel vom alten SAP zum neuen S/4 Hana Cloud ERP möglichst schnell und einfach? Wie können Unternehmen die Vorteile der SAP-Transformation - von On-Premise hin zu einer Cloud-Lösung mit vielen verschiedenen Mehrwerten - voll für sich nutzen? Und: Wie lassen sich sämtliche Systeme und Prozesse im neuen SAP ERP möglichst effizient vernetzen? Antworten auf diese Fragen hat das Unternehmen White-Wall für sich gefunden. Die wichtigsten Schritte zum SAP-Umstieg und wo das Unternehmen heute mit SAP S/4 Hana steht, erfahren Sie hier.

zum Unternehmen

Das ist White-Wall

Wer seine Fotos in Galeriequalität entwickeln möchte, geht zu White-Wall, dem Premium-Anbieter für hochqualitative Wandbilder. 2019 wurde das Unternehmen von der CEWE-Gruppe gekauft – und hatte aufgrund der starken Saisonkurve nur sechs Monate Zeit, das SAP-Altsystem durch ein intelligentes Cloud ERP-System von SAP zu ersetzen...

Ein innovativer Webshop, weltweit 20 Stores, und mehrfach die Auszeichnung zum "besten Fotolabor der Welt" – Alexander Nieswandt, selbst Fotograf, hat White-Wall zum Marktführer im Premium-Segment gemacht: "White-Wall unterscheidet sich von vielen Laboren in der Hinsicht, dass wir nach wie vor auf das echte Fotopapier setzen. Die Palette an Bildern, die wir herstellen, von 10x10 Zentimeter bis 2,40x5 Meter am Stück, ist einzigartig. Die Kaschiervarianten und Rahmenvarianten, die wir in diesen Kombinationen ebenfalls anbieten, ist auch einzigartig weltweit."

Mass Customization als Brot-und-Butter Geschäft – damit ist White Wall heute schon ein Vorreiter für einen Trend, der in vielen Branchen immer wichtiger wird. Nur: ohne ein leistungsstarkes ERP-System im Hintergrund ist dieses Geschäftsmodell nicht möglich.

S/4 Hana: Warum die Migration in SAP notwendig war

Als White-Wall 2019 von der CEWE-Gruppe akquiriert wird, ist das Unternehmen noch Teil der Lumas-Galerien – inklusive eines gemeinsam genutzten ERP-Systems. Damit steht mit der Vertragsunterzeichnung nicht nur fest, dass ein komplett neues ERP-System eingeführt werden muss, sondern auch, dass dies sehr schnell geschehen muss.

"Durch die Übernahme von CEWE haben wir die Firma White-Wall praktisch neu gebaut."
- Alexander Nieswandt, Gründer, White-Wall. Bild: All for One Group

Mehrere ERP-Systeme stehen zur Auswahl – die Entscheidung fällt schnell auf die SAP S/4 Hana Cloud. Und zwar aus mehreren Gründen: Zum einen arbeitete White Wall schon zehn Jahre lang mit SAP Business One, will jetzt aber das modernste ERP-System auf dem Markt, um für die Zukunft und weiteres Wachstum gerüstet zu sein. Zum anderen geht es aber auch darum, innerhalb der gesamten CEWE-Gruppe die Komplexität der IT zu reduzieren. S/4 Hana von SAP ist hier ein strategisches SAP-Produkt, das gruppenweit genutzt werden soll.

Überblick

Was ist S/4 Hana von SAP?

SAP Hana ist eine leistungsstarke In-Memory-Datenbank, die datengestützte Entscheidungen und Aktionen in Echtzeit beschleunigt. Hana steht für “High Performance Analytic Appliance” und ist die In-Memory-Technologie von SAP. Die neue Software-Generation SAP Business Suite 4 SAP Hana oder kurz S/4 Hana ist die aktuellste Version des ERP von SAP. Aus der Cloud betrieben, profitieren Unternehmen nicht nur von den Vorteilen der In-Memory-Datenbank, sondern auch von den Vorteilen der Cloud-Plattformen.

Das richtige Change Management für den SAP-Umstieg

Allen Beteiligten ist klar: der enge Zeitplan ist nur zu schaffen, indem man einen mutigen Ansatz wählt, und sich auf eine der größten Stärken von SAP-Lösungen verlässt: Best Practices. "Das war wirklich für uns einer der Erfolgsfaktoren, weil es nicht mehr darum geht, sich die Welt so zu bauen, wie wir sie uns denken oder wie sie sein sollte, sondern wir haben uns immer wieder gefragt: Warum eigentlich nicht der Best Practice? Und wir haben an den meisten Stellen festgestellt: Es funktioniert sehr, sehr gut für das, was wir brauchen und wir können uns sogar verbessern, indem wir uns auf den Best Practice-Ansatz von SAP einlassen", so Dzifa Buati, die Projektleiterin der SAP S/4-Hana-Einführung.

Die Fokussierung auf Standardisierung und die Vereinfachung von Schnittstellen in SAP hat aber noch einen Vorteil: Während in der Vergangenheit oft Software selbst entwickelt wurde, um spezielle Prozesse abzubilden, kann sich White-Wall durch das klare Commitment zu Best Practices von SAP nun ganz auf das Kerngeschäft und die Kunden konzentrieren. Somit wird aus einem IT-Projekt ein Change-Management-Projekt für das gesamte Unternehmen.

Im Video: Der Umstieg auf SAP S/4HANA bei White-Wall. Quelle: All for One Group/YouTube

SAP-Transformation: So steigert S/4 Hana die Effizienz

Die S/4 Hana Cloud von SAP arbeitet geräuschlos im Hintergrund und ist über eine zentrale Schnittstelle sowohl mit dem Webshop als auch dem Produktionssystem in SAP verbunden, die alle Auftrags- und Kundendaten liefert. Der Einkauf, das gesamte Finanzwesen und das Controlling laufen über SAP S/4 Hana in der Cloud.

Die Ergebnisse können sich sehen lassen: im SAP-Altsystem konnte im Schnitt nur ein Auftrag pro Minute verarbeitet werden. Die Anzahl der verarbeiteten Aufträge pro Tag waren im alten SAP limitiert – ein Riesenproblem für das saisonal sehr stark schwankende Geschäft. Mit dem neuen Cloud-ERP von SAP gibt es diese Limitierungen nicht mehr und die Durchlaufzeit wurde massiv beschleunigt, sodass nun sogar in Monaten mit Auslastungspeaks alle Aufträge tagesaktuell abgearbeitet werden können. Die Produktion muss nicht mehr auf die Dokumente warten, die für die Fertigung und den Versand benötigt werden. Auch wurde die Anbindung verschiedener Zahlungsquellen im Webshop verbessert und der Jahresabschluss, dessen Erstellung früher Monate gedauert hat, kann nun in wenigen Wochen angefertigt werden.

"Die S/4 Hana Cloud von White-Wall hatte echt eine Strahlwirkung auf den Rest der CEWE-Gruppe."
- Dzifa Buati, Projektleiterin SAP S/4 Hana, CEWE

Beratung zum neuen Cloud-System von SAP: Das war wichtig

Unterstützt wurde White-Wall bei der Einführung von Beratern der All for One Group – und zwar genau im richtigen Maß, wie Dzifa Buati hervorhebt: "Wir wollen auch langfristig in der Lage sein, das SAP-System selbst zu betreiben, aber wir wollen jemand starkes an unserer Seite, der uns mal sagt, ob wir gerade links oder rechts abbiegen sollen. Und genau das haben wir in All for One gefunden."

Besonders wertvoll für White-Wall war die Expertise, die All for One in bestimmten Fachbereichen wie Vertrieb oder Einkauf einbringen konnte. So unterstützt der SAP-Komplettdienstleister und SAP-Platinum-Partner das Projektteam bei White-Wall und CEWE auch dabei, die Neuerungen und Innovationen der SAP S/4 Hana Cloud zu nutzen.

Auch die Beratung durch SAP im Rahmen des Preferred-Success-Programms und vor allem die herausragende Rolle der Key-User werden von Dzifa Buati als Erfolgsfaktoren genannt: "Einer der wichtigsten Punkte bei uns war, dass am Ende das Projektteam die Anwender waren. Das heißt, wir hatten gar nicht so einen riesigen Schulungsaufwand, weil viele der Leute, die im Projekt schon mitgearbeitet haben, am Ende auch das System bedient haben. Und das war total wichtig, dass es am Ende unser aller System ist, das jetzt im Einsatz ist."

Für die CEWE-Gruppe hat das Projekt einen Leuchtturmcharakter, denn es war das erste Mal, dass innerhalb der Gruppe ein Cloud-SAP-ERP-System eingeführt wurde. Für Dzifa Buati ein Bewährungstest: "Die gesamte Gruppe hat hingeschaut, ob das funktioniert. Wir haben dort einmal gezeigt, es ist möglich. Es funktioniert. Die S/4 Hana Cloud von White-Wall hatte echt eine Strahlwirkung auf den Rest der Gruppe."

Lesen Sie mehr dazu in der White-Wall-Erfolgsstory!