SAP Ariba: So geht effiziente Beschaffung

Im strategischen Einkauf ist eine funktionierende Schnittstelle zwischen Lieferant und Unternehmen essenziell. Erfahren Sie, welche Vorteile die elektronische Beschaffung mit sich bringt und welche Rolle SAP Ariba spielt.

Der Einkauf und die damit verbundene Beschaffungsstrategie spielen operativ eine große Rolle. Je durchdachter der Einkäufer die Bestellanforderung gestaltet, umso mehr Einsparpotenzial gibt es im Material- und Energieaufwand. Um diese Aufgabe strategisch zu erfüllen, unterstützt ein System, das die elektronische Beschaffung abbildet. Zudem ist die Integration einer Schnittstelle vom Einkauf zu den Lieferanten sinnvoll, um den Weg von Bedarfsanforderung zu Bestellanforderung und Beschaffung zu optimieren.

Strategischer Einkauf im Unternehmen umfasst diese 3 Themen:

• Sourcing
• Beschaffung
• Bezahlung

Zur Umsetzung dieser 3 Themen sollten folgende Punkte beachtet werden:

1. Strategischer Einkauf: Das Sourcing

Abhängig vom Unternehmen und den operativen Aufgaben im Einkauf lässt sich die passende Vorgehensweise für die Beschaffungsstrategie ableiten. Durch die Komplexität dieses Aufgabenbereichs lohnt sich der Invest in eine Software wie Ariba Sourcing. Ob global, im Internet oder über ein System – jedes Unternehmen verwendet individuell passende Sourcing-Konzepte. Sourcing-Strategien sind das Zusammenspiel aus Lieferant, Beschaffungsraum und Träger der Wertschöpfung:

• Single Sourcing: Der Einkauf erfolgt bei einem Lieferanten. Vorteilhaft beim Single Sourcing sind die hohe Planbarkeit und hohe Rabatte.
• Dual Sourcing: Die Beschaffung läuft über zwei Quellen.
• Multiple Sourcing: Es sind mehrere Bezugsquellen vorhanden. Zu den Vorteilen des Multiple Sourcing zählen die hohe Lieferfähigkeit und die Flexibilität. Ein strategischer Einkäufer sichert sich hier das Beste aus der Angebotsbreite, was allerdings sehr zeitaufwendig ist.
• Local Sourcing: Der Einkauf wird inländisch abgewickelt.
• Global Sourcing: Internationale Beschaffungsräume sorgen für Diversifikation und bieten Einsparpotenziale.
• Insourcing: Die Güter entstehen in Eigenfertigung.
• Outsourcing: Sonst eigengefertigte Leistungen werden ausgelagert.

Sourcing und strategischer Einkauf sind eng verbunden, daher gilt es die folgenden Punkte zu beachten:

• Forward Sourcing: Diese Strategie umfasst die Betrachtung nach vorne, also, was nach der eigenen Wertschöpfung passiert. Hierbei können Hersteller und strategischer Einkäufer gemeinsam Know-how aufbauen und große Synergieeffekte erzielen.
• Sole Sourcing: Diese Situation besteht bei einem Monopol auf dem Markt. Hierbei ist ein strategischer Einkauf nicht mehr möglich, da das Sourcing bei einem Monopolisten erfolgen muss.
• Modular Sourcing: Durch den Bezug von fertigen Modulen und Bauteilen, können straffere Prozesse in der eigenen Fertigung erreicht werden. Die globale Beschaffung kommt hier ebenfalls in Frage. Für bestandslose Produktion Just-in-Sequence ist diese Einkaufslösung bestens geeignet.

2. Strategischer Einkauf: Die Bestellanforderung (BANF)

Die Bestellanforderung, Abkürzung BANF, entsteht vor allem aus dem Bedarf an Waren und Dienstleistungen. Diese Information gelangt von dem Anforderer an den Einkauf. Hierbei handelt es sich um den ersten Schritt im Beschaffungsprozess. Aus einer BANF geht auch die zeitliche Dringlichkeit hervor. Je nach Volumen erfolgt die Freigabe der BANF über eine definierte Stelle im Unternehmen.

Der Einkäufer verwendet die vorliegende Information, um den Bestellprozess auszulösen. Wird diese Aufgabe strategisch gedacht und abgewickelt, profitieren alle Seiten von dem effizienten Einkauf und der damit verbundenen Kosten- und Zeitersparnis.

Um diese Vorteile zu sichern, sollte eine Bedarfsanforderung immer aus den nachfolgenden Schritten bestehen:

• Bedarfsanalyse zum Beispiel durch ABC-Analyse
• BANF und Genehmigung der Bedarfsanforderung
• Anfrage und Angebotsvergleich
• Angebotsverhandlung
• Bestellung und Genehmigung
• Leistungskontrolle über den entstandenen Einkaufsbeleg

Außerhalb standardisierter Beschaffungswege spricht man von Maverick Buying. Dies sollte nur in dringenden Fällen wie Lieferengpässen und nicht aufgrund von "Fachegoismus" oder Ähnlichem angewendet werden. Anderenfalls entsteht ein höherer Aufwand und damit höhere Kosten.

Passt dazu

Mittelstand Heute

Bestellanforderungen: So funktioniert BANF

Die Bestellanforderung ist ein automatisierter Unternehmensprozess zur Abwicklung einer Warenbeschaffung mit dem Ziel der Geld- und Zeiteinsparung.

3. Strategischer Einkauf: Lieferant und Einkäufer

Ist die BANF ausgelöst, erhält der Lieferant, bestenfalls über eine Schnittstelle, die Bestellung. Mit einer Beschaffungslösung von SAP entsteht zusätzliche Agilität. Einkäufer haben die Möglichkeit, den Bestellprozess und das Lieferantenmanagement unkompliziert zu nutzen. Integrierte Genehmigungsabläufe und eine umfassende Procure-to-Pay-Softwarelösung wie ein SAP System schaffen einen effizienten Ablauf für beide Seiten. Beim elektronischen Einkauf ist auch darauf zu achten, ob die Auslieferung Just-in-Time erfolgt, was eine höhere Lieferdauer bedeuten kann.

4. Strategischer Einkauf: E-Procurement

Beim E-Procurement erfolgt die Beschaffung von Dienstleistungen und Gütern elektronisch, also über das Internet oder ein IT-System. Strategischer Einkauf und E-Business gehen Hand-in-Hand, um alle Vorteile der Digitalisierung in diesem Bereich zu nutzen. E-Procurement bringt Ersparnisse rund um die Beschaffungsprozesse mit sich.

Neben den Materialkosten sparen sich beide Seiten Zeit, da manuelle Arbeitsschritte wie die Bestelleingabe wegfallen. Den manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren, schafft Zeit für wichtige strategische Aufgaben. E-Procurement ist zudem weniger fehleranfällig, da die Daten einfach übertragen werden. Das E-Procurement kann in verschiedenen Ausführungen genutzt werden:

• Offenes E-Procurement-System: Der Lieferant stellt die Daten offen, meist im Internet, zur Verfügung. Für indirekte Materialen und deren Bestellung ist diese Form häufig anzutreffen.
• Halboffenes System: Auf Lieferantenseite ist das System in das interne Netz in Form von Sell-Side-Lösungen integriert. Dadurch haben die Einkäufer Zugriff auf Informationen wie den Lieferstatus und bestellen einfach über das Desktop-Purchasing-System. Dieser Ablauf eignet auch im Katalogmanagement für einen Online-Shop.
• Geschlossenes E-Procurement-System: Die Netze des Einkäufers und Lieferanten sind verbunden. Der Datenaustausch erfolgt über das Internet. Dies ist initial aufwendig, aber langfristig in der Zusammenarbeit sehr vorteilhaft.

5. Strategischer Einkauf: ERP-System

Eine ERP-Lösung sorgt dafür, dass Ressourcen zeitoptimiert und nach Bedarf geplant, gesteuert und verwaltet werden. Das System reduziert die Komplexität des Einkaufs und spart so Kosten. Häufig liegen die Daten in der Cloud, um eine gut übergreifende Zugriffsmöglichkeit zu schaffen. Vorteilhaft sind digitale Ergänzungen.

Als Best Practice dient die Verknüpfung von ERP mit Customer Relationship. Wissen Sie dank Lieferantenbewertungen, Lieferhistorien und Datensätzen zu bisherigen Beschaffungsprozessen mehr über Ihre Kunden als nur Namen und E-Mail-Adresse, erledigt sich eine gute Zusammenarbeit fast von selbst. Eine effiziente Rechnungs- und Zahlungsabwicklung bietet SAP mit SAP Ariba Buying. Die Einkaufslösung wird nahtlos in das ERP-System Ihres Unternehmens integriert.

6. Strategischer Einkauf: SAP-Ariba-Lösungen

Um den Einkauf in Ihrem Unternehmen optimal zu gestalten, finden Sie bei SAP mit SAP Ariba effiziente IT- und Cloud-Lösungen. Ob BANF, E-Procurement oder Sourcing – Sie haben die Möglichkeit, die Bereiche Ihrer Wahl strategisch aufzustellen. SAP Ariba umfasst unter anderem diese Produkte für Ihre Beschaffungskette.

• SAP Ariba Sourcing für Einkauf, Verträge und Ausgabenanalyse
• SAP Ariba Spend Analysis für Ausgabenanalysen
• SAP Ariba Contracts für das Vertragsmanagement
• SAP Ariba Buying and Invoicing für die Katalogpflege und Vertrags-Compliance
• SAP Ariba Buying für Ihr E-Procurement
• SAP ERP für Ressourcenplanung und den Zusammenhang geschäftsrelevanter Segmente
• SAP SRM für E-Procurement und elektronische BANF im Zusammenspiel mit Ihrem ERP-System
• SAP Financial-Supply-Chain-Management für Finanzaktivitäten in der Lieferkette
• und viele weitere SAP-Produkte für effizientere Prozesse und Ihren Unternehmenserfolg

Weitere Informationen liefern digitale Netzwerke wie das Ariba Network. Hier treffen sich kleine Unternehmen, Mittelstand und die großen Unternehmen sowie die produzierenden Unternehmen. Das Ariba Netzwerk bietet die Chance, Best Practices kennenzulernen. Die Vernetzung bringt Einsparpotenziale, Erleichterungen im globalen Einkauf oder ein besserer Verkaufszyklus und unterstützen so die strategischen Ziele im eigenen Unternehmen.