Optimierung Ihrer Vertriebsprozesse: Wie hilft ein CRM?

Sie möchten Ihre Sales Performance steigern? Ein CRM schafft die Basis. Mittelstand Heute zeigt, wie die Optimierung der Vertriebsprozesse gelingt.

Um mehr Leads zu generieren und den Gewinn zu steigern, müssen Unternehmen Kundenbedürfnisse genau kennen, Chancen nutzen und schnell reagieren. Dafür spielt vor allem die Fähigkeit, Daten auszuwerten und Vertriebsprozesse zu automatisieren eine entscheidende Rolle. Den Dreh- und Angelpunkt bildet ein leistungsfähiges, nutzerfreundliches Customer Relationship Management System (CRM). Mit seiner Hilfe haben Sales-Mitarbeiter stets alle wichtigen Daten im Blick und gewinnen mehr Zeit, sich um den Aufbau langfristiger Kundenbeziehungen zu kümmern. Wie also gelingt die Optimierung der Vertriebsprozesse mit einem CRM? Mittelstand Heute gibt Tipps und zeigt, worauf Unternehmen achten sollten.

Wie kann ein CRM Vertriebsprozesse automatisieren?

Der Vertriebserfolg hängt maßgeblich davon ab, wie gut Sales-Mitarbeiter ihre Kunden kennen. Wofür interessiert sich der Kunde? Welche Produkte und Dienstleistungen nutzt er? Wann ist der beste Zeitpunkt, um ihn anzusprechen und auf welchem Kanal?

Bei jedem Kontakt mit dem Unternehmen hinterlässt der Kunde Daten. Diese von Hand zusammenzutragen, ist mühsam und kostet viel Zeit. Ein CRM-System wie die SAP Intelligent Sales & Service Cloud kann viele der Informationen dagegen automatisiert aus verschiedenen Quellen extrahieren und zentral zur Verfügung stellen. Es arbeitet KI-gestützt und durchforstet zum Beispiel E-Mails, soziale Medien oder angeschlossene Kontaktdatenbanken, beseitigt Doubletten und aktualisiert Daten automatisch. Außerdem kann die KI anhand historischer Daten und Verhaltensmustern analysieren, welche Leads besonders erfolgversprechend sind. Sie gibt Handlungsempfehlungen für die nächsten Aktivitäten und unterstützt bei der Angebotserstellung, indem sie relevante Informationen sammelt und Preisvorschläge erarbeitet. Auch beim Reporting spart ein CRM viel Zeit: Es generiert automatisiert benutzerdefinierte Berichte und schickt sie an die entsprechenden Verteiler.

Welche Vorteile bringt die Automatisierung im Vertrieb?

Indem ein CRM aufwendige manuelle Prozesse automatisiert, gewinnen Vertriebsmitarbeiter mehr Zeit, sich um die Kunden zu kümmern. Wichtige Daten sind jetzt jederzeit sofort abrufbereit – auch unterwegs am Smartphone oder Tablet. In ihrem Dashboard sehen Vertriebsmitarbeiter auf einen Blick, welche Leads sie priorisieren sollten oder wo sie dringend noch einmal nachfassen müssen, damit der Abschluss nicht gefährdet ist. Sie kennen die Kundenhistorie und können schnell reagieren, wenn sich Probleme abzeichnen. Außerdem verbessert die zentrale Datenbasis die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Marketing und Kundenservice. Unternehmen können im CRM einheitliche Workflows definieren, Aufgaben zuweisen und Eskalationsmechanismen etablieren. All das verbessert die Customer Experience und steigert so den Unternehmenserfolg.

Im Video: Prozessoptimierung mit SAP CX bei FingerHaus

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Nehmen Sie die Mitarbeitenden mit!

Trotz aller Vorteile stehen Vertriebsteams der Einführung eines CRM-Systems aber oft kritisch gegenüber. Über die Jahre hinweg haben sie sich als Sales-Profis eigene Daten und Erfolgsstrategien erarbeitet, die sie nur ungern mit Kollegen teilen möchten. Viele befürchten zudem, dass ein CRM nur zusätzlichen Aufwand verursacht. Unternehmen können solche Hürden am besten überwinden, indem sie klar aufzeigen, wie die Vertriebs-Automatisierung den Einzelnen unterstützt und welche Vorteile eine gemeinsame Datenbasis für alle Beteiligten bringt.

Jeder kann dadurch auf mehr Informationen zugreifen und gewinnt einen 360-Grad-Blick auf den Kunden. Das ermöglicht eine schnellere, gezieltere und persönlichere Kundenansprache, die zu mehr Abschlüssen führt. Bei einer leistungsorientierten Bezahlung wirkt sich der CRM-Einsatz also tatsächlich bestenfalls auch positiv auf den persönlichen Erfolg des Sales-Mitarbeiters aus. Um Kritiker zu überzeugen, empfiehlt es sich, die Mitarbeiter von Anfang an einzubeziehen und die CRM-Einführung mit Change-Management-Maßnahmen zu begleiten. Dazu gehören zum Beispiel Schulungen, Workshops, klare Zielkommunikation und eine offenen Feedback-Kultur.

3  Tipps für die digitale Vertriebsoptimierung

Mittelstand Heute hat drei Tipps, mit denen Unternehmen ihren Vertrieb in wenigen Schritten optimieren können. Dazu gehören:

1. Schaffen Sie zielgerichtete digitale Strukturen!

Damit Sie erfolgreiche, datenbasierte Vertriebsentscheidungen treffen können, müssen Sie eine hohe Datenqualität sicherstellen. An welchen Touchpoints sollen welche Daten erfasst werden? Mit welchen Geschäftszielen sind diese verbunden? Binden Sie diese Datenquellen an Ihr CRM an.

2. Bauen Sie eine gemeinsame Wissensbasis auf!

Wenn Mitarbeiter jederzeit auf relevante Produktinformationen, Anleitungen, Verträge und andere Vertriebsdokumente zugreifen können, haben sie Informationen schneller parat, um ihre Interessenten und Kunden noch besser zu beraten. In der SAP Sales & Service Cloud können Sie eine solche Wissensdatenbank aufbauen und Berechtigungen für Nutzer und Nutzergruppen festlegen. Mitarbeiter haben auch die Möglichkeit, selbst Dokumente hochzuladen und mit anderen zu teilen.

3. Lassen Sie sich von KI unterstützen!

Die KI in der SAP Sales & Service Cloud kann Vertriebsmitarbeitern viele lästige Aufgaben abnehmen und Prozesse beschleunigen, zum Beispiel bei der Datenpflege, beim Reporting oder dem Lead Scoring. Dafür müssen Sie allerdings am Anfang einmal festlegen, was sie übernehmen soll. Am besten setzen Sie die KI bereits auf, wenn Sie das CRM einführen.

Die Mitarbeitenden sind entscheidend für den Erfolg!

Mit einem CRM können Unternehmen zahlreiche Vertriebsprozesse automatisieren und die Effizienz steigern. Besonders gut gelingt das mit der SAP Sales & Service Cloud, da diese hervorragende Integrationsmöglichkeiten mit weiteren Lösungen bietet und so digitale End-to-End-Prozesse unterstützt. Das beste CRM bringt jedoch nichts, wenn die Menschen es nicht gerne nutzen und richtig einsetzen. Damit die Optimierung der Vertriebsprozesse erfolgreich wird, müssen Unternehmen Vertriebsmitarbeiter daher von Anfang an mitnehmen, mit einem durchdachten Change Management begleiten und auch nach erfolgter Einführung kontinuierlich an der Vertiefung der Nutzerakzeptanz arbeiten.