Prozessautomatisierung mit RPA
Wie lassen sich Prozesse mit wenig Aufwand im SAP-System automatisieren? Fünf einfach umsetzbare RPA-Beispiele aus dem Unternehmensalltag.
Prozessautomatisierung ist für Unternehmen unverzichtbar, um die Effizienz zu steigern, die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern und den Fachkräftemangel zu bewältigen. Eine einfache, kostengünstige Möglichkeit ist Robotic Process Automation: Die Technologie eignet sich, um wiederkehrende, regelbasierte Standardaufgaben zu automatisieren. Laut einer IDG-Studie haben 53 Prozent der Unternehmen RPA bereits seit Längerem strategisch verankert. 65 Prozent wollen in den nächsten zwölf Monaten auf jeden Fall oder wahrscheinlich in RPA investieren. Mittelstand Heute zeigt, wie sich die Automatisierungsmethode am besten im SAP-Umfeld umsetzen lässt, und gibt RPA-Beispiele aus dem Unternehmensalltag.
RPA im SAP-Umfeld
SAP bietet Robotic Process Automation als Teil der Low-Code/No-Code-Plattform SAP Build Process Automation an. Kunden können die Lösung ganz einfach zu ihrem SAP Cloud-ERP hinzubuchen oder im Packet mit GROW with SAP oder RISE with SAP bestellen. Die Automatisierungsplattform ist dann sofort einsatzbereit. Mit enthalten sind zahlreiche, vorkonfigurierte RPA-Bots für Standard-Use-Cases, zum Beispiel um Rechnungsdaten auszulesen und ins ERP-System einzuspielen oder Bestellungen zu generieren.
Spezialisierte Dienstleister wie All for One ergänzen diese Standard-Bots noch um zusätzliche Funktionen, passen sie an die Anforderungen des Unternehmens an oder erstellen individuelle digitale Assistenten. Der Software-Roboter kann dann zum Beispiel nicht nur Rechnungspositionen ins ERP übernehmen, sondern auch gleich richtig kontieren. Das Ziel besteht darin, skalierbare digitale Assistenten zu gestalten, bei denen der Mensch nur noch die Kontrollfunktion übernehmen muss.
RPA-Anwendungsbeispiele
Grundsätzlich eignet sich RPA für alle Branchen und Bereiche, in denen wiederkehrende, standardisierte manuelle Interaktionen mit digitalen Systemen anfallen. Die Software-Roboter können Eingabeprozesse automatisieren und die Peripherie mit dem SAP-ERP verbinden. Das spart viel Zeit, vermeidet Fehler und verschafft Mitarbeitern mehr Freiraum, sich um anspruchsvollere Aufgaben zu kümmern. Hier einige RPA-Use-Cases, wie Software-Roboter den Arbeitsalltag erleichtern und optimieren.
RPA-Beispiel 1: Kundenaufträge bearbeiten
Ein Unternehmen bekommt häufig Kundenaufträge mit 50 oder 60 Positionen, die ein Mitarbeiter mühevoll von Hand erfassen muss. Das kostet nicht nur viel Zeit – immer wieder kommt es auch zu Übertragungsfehlern. Erheblich schneller und sicherer kann ein Software-Roboter den Prozess durchführen: Der digitale Assistent identifiziert die Auftragsdaten in den eingehenden Dokumenten, E-Mails und Formularen. Er liest die relevanten Datenpunkte wie Artikelnummer, Beschreibung, Menge oder Preis automatisiert aus, trägt sie an der richtigen Stelle im ERP-System ein und stößt den Auftragsprozess an.
RPA-Beispiel 2: Eingangsrechnung erfassen
Die Buchhaltungsabteilung im Unternehmen muss jeden Monat die eingehenden Rechnungen ins ERP eingeben. Meist kommen die Dokumente in verschiedenen strukturierten Formaten an, zum Beispiel Excel oder CSV. Für eine Rechnung mit 15 Positionen etwa benötigt ein Mitarbeiter im Durchschnitt acht Minuten. Der RPA-basierte Invoice Assistant von All for One erledigt dieselbe Aufgabe in nur zwei Minuten: Er erfasst die Rechnungsdaten automatisch und überträgt sie ins SAP-System. Außerdem kann der digitale Helfer – anders als der Standard-SAP-Bot – auch automatisiert auf die richtige Kostenstelle und das richtige Sachkonto buchen. Der Mitarbeiter muss die Eingangsrechnung vor der Freigabe lediglich noch kontrollieren.
RPA-Beispiel 3: Ungebuchte Belege und offene Aufgaben finden
Unter der täglichen Arbeitslast kann es leicht einmal passieren, dass Mitarbeiter Buchungsfehler oder offene Aufgaben im SAP-System übersehen. Vielleicht stehen noch Genehmigungen aus, Buchungen sind nicht richtig durchgegangen oder ein Anlagen-Abschreibungslauf hat nicht funktioniert. Damit es beim Jahresabschluss kein böses Erwachen gibt, müssen Mitarbeiter das System regelmäßig auf solche Probleme überprüfen. Im Durchschnitt dauert dieser Prozess sieben Minuten. Der RPA-basierte Healthcheck Assistant von All for One durchforstet das SAP dagegen in nur zwei Minuten. Er identifiziert fehlerhafte Belege, offene Genehmigungsverfahren und andere Probleme und listet sie auf. Anschließend versendet der Software-Roboter den Bericht automatisiert an die gewünschten Personen.
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RPA-Beispiel 4: Unnötige Hintergrundjobs im SAP-System schließen
Je mehr Prozesse im SAP-System gleichzeitig laufen, desto langsamer wird es. Oft wissen Mitarbeiter gar nicht, welche Jobs im Hintergrund eigentlich noch aktiv sind. Vielleicht wird in einem Tab zum Beispiel kontinuierlich ein Bahnticket geladen, obwohl der Anwender das Dokument gerade gar nicht braucht. Der Healthcheck Assistant von All for One prüft automatisiert, ob irgendetwas das System ausbremst. Anschließend macht er Vorschläge, welche Prozesse der Anwender schließen und wie er die Performance optimieren kann.
RPA-Beispiel 5: Kundendaten pflegen
Wenn Kunden ihre Adresse oder ihren Namen ändern, müssen Mitarbeiter im Unternehmen die Stammdaten anpassen. Meist ist das mit erheblichem administrativem Aufwand verbunden. Ein Software-Roboter kann diesen Prozess automatisieren: Er liest die Daten aus E-Mails, Formularen oder auch Telefonaten aus, sucht den Kundeneintrag im ERP-System und aktualisiert die Informationen. Auch neue Kunden kann der Bot auf diese Weise anlegen, wenn er feststellt, dass noch kein Eintrag im SAP vorhanden ist.
Was machen digitale Assistenten?Lukas Portugal, Head of Product Development bei All for One, erklärt in Kürze:
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
Auf technischer Seite lässt sich RPA schnell und einfach einführen. Wer bereits ein SAP-Cloud-ERP-System hat, braucht lediglich den Cloud Service SAP Build Process Automation oder einen der Digital Assistants von All for One. Die Konfiguration der Software-Roboter erfolgt über eine intuitive Low-Code-Plattform. Eine größere Herausforderung ist häufig der kulturelle Aspekt, denn um Automatisierungsprojekte zum Erfolg zu führen, brauchen Unternehmen das richtige Mindset. Mitarbeiter müssen sich auf die digitalen Assistenten einlassen und sie richtig einsetzen. Das gelingt nur, indem sie die Vorteile der Automatisierung erkennen und sich nicht von der Veränderung bedroht fühlen. Daher sind begleitende Workshops und andere Change-Management-Maßnahmen empfehlenswert.
RPA ersetzt Menschen nicht
Auch wenn RPA den Mitarbeitern Arbeit abnimmt, ersetzt die Automatisierung sie nicht. Sie führen immer noch die finale Kontrolle durch, übernehmen komplexere Fälle und beheben Fehler. Überall, wo Kreativität, Denkvermögen oder emotionale Kompetenz gefragt sind, brauchen Unternehmen Menschen. RPA kann die Mitarbeiter aber von lästigen Routine-Tätigkeiten entlasten und ihnen Freiraum für andere Aufgaben verschaffen. Gerade im Hinblick auf den Fachkräftemangel ist das eine große Erleichterung.
Quelle Aufmacherbild: Unsplash
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