Praktischer Erfahrungsbericht RISE with SAP & Change Management: So senkt Pfeifer den TCO

Die Pfeifer Holding befindet sich mitten in einem starken Transformationsprozess. Das Fertigungsunternehmen will sich zur digitalen Fabrik entwickeln und die Effizienz in allen Bereichen steigern. Die administrativen Prozesse sollen um 30 Prozent schlanker und die Lieferperformance höher werden.

Um das zu erreichen, löste Pfeifer sein altes On-Premises-ERP durch SAP S/4HANA Cloud ab. Dank RISE with SAP und der Unterstützung des mittelstandsnahen Partners All for One Group gelang der Umstieg in Rekordzeit. Heute verzeichnet Pfeifer spürbare Kosteneinsparungen in Logistik und Vertrieb und treibt die Optimierung der Geschäftsprozesse weiter voran. Wie das Unternehmen die SAP-Transformation so schnell geschafft hat und welche Rolle Change Management dabei spielt, erfahren Sie hier bei Mittelstand Heute.

Warum RISE with SAP?

Zunächst liebäugelte Pfeifer mit SAP S/4HANA On-Premises. Schnell war jedoch klar, dass das Unternehmen für seine Transformation eine ganz andere Skalierbarkeit und Flexibilität benötigt. Die Cloud bietet viel mehr Freiraum und entlastet die IT-Abteilung. Torsten Winkler, Projektleiter bei Pfeifer, erklärt: „Das RISE-Vertragsmodell hat uns sofort überzeugt. Es ist für uns nicht nur finanziell günstiger als eine On-Premises-Lösung, sondern ermöglich uns auch, unsere Transformation Schritt für Schritt zu vollziehen.“ Eine wichtige Rolle spielt für Pfeifer zudem die BTP, die in RISE enthalten ist. Denn das Unternehmen verfolgt einen Best of Breed-Ansatz und möchte seine bestehenden Customer Experience- und Business Intelligence-Lösungen an SAP S/4HANA anbinden.

Phasenmodell statt Big Bang

Der Umstieg von einem alten On-Premises-ERP auf SAP S/4HANA Cloud ist kein reines IT-, sondern ein großes Business-Projekt, das ein entsprechendes Change Management erfordert. Pfeifer entschied sich daher dafür, SAP nicht mit einem Big-Bang-Ansatz, sondern in einem Phasen-Modell einzuführen: Zunächst startete das Unternehmen mit dem Geschäftsbereich Anschlag und Zurrtechnik (AZS). Dieser umfasst ein großes Produktportfolio, viele Kunden und wichtige repräsentative Geschäftsprozesse für den gesamten Konzern, ist aber gut abtrennbar von den anderen Bereichen. So konnte Pfeifer erproben, wie SAP S/4HANA funktioniert, schnell Erfolge erzielen und Mitarbeiter von der SAP-Transformation überzeugen.

Die im AZS etablierten Prozesse lassen sich später auf andere Bereiche übertragen. Torsten Winkler lobt: „Sehr hilfreich war die Geschäftsprozessbibliothek der All for One Group mit ihren über 500 Templates. Dank ihr mussten wir nicht auf der grünen Wiese starten, sondern konnten unsere Prozesse schnell und einfach implementieren.“ Anwender erhielten frühzeitig ein funktionsfähiges System und konnten Berührungsängste abbauen.

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Silos aufbrechen und standardisieren

Mit dem neuen ERP will Pfeifer digitale Ende-zu-Ende-Prozesse umsetzen. Dafür ist es erforderlich, Silos aufzubrechen und Verständnis für abteilungsübergreifende Abhängigkeiten zu entwickeln. Als erprobte Change-Management-Maßnahme führte die All for One Group am Anfang des Projekts mehrere Boot Camps mit Pfeifer durch: Vertreter der verschiedenen Abteilungen bildeten gemeinsame Arbeitsgruppen, um Prozesse Ende-zu-Ende durchzuspielen. So erkannten alle Beteiligten, wie die einzelnen Schritte ineinandergreifen und wie wichtig es ist, sich auch künftig miteinander abzustimmen.

Zu den zentralen Zielen zählt zudem die Vereinfachung und Harmonisierung von Geschäftsprozessen. Dies erfolgte nach einem Fit-to-Standard-Ansatz: Das Projektteam versuchte, Pfeifers Anforderungen so eng wie möglich am Standard umzusetzen und nur dort zu individualisieren, wo es unbedingt nötig ist. Das hält das System schlank, bedeutet allerdings auch, dass sich Anwender womöglich von lieb gewonnenen Prozessen verabschieden müssen. Daher ist es wichtig, diesen Arbeitsschritt in enger Abstimmung mit den Key Usern zu machen und sie von Anfang an auf die gemeinsamen Ziele einzuschwören.

RISE with SAP Transformation: Der Weg von On-premises in die Cloud. Quelle: All for One Group /YouTube

Change Management von On-Premises zur Cloud

Pfeifer bezieht SAP S/4HANA aus einer bei SAP gehosteten Private Cloud. Nach 25 Jahren On-Premises-ERP ist das nicht nur ein technischer, sondern auch ein großer kultureller Wandel. Bisher betreute die IT-Abteilung das System selbst. Carlos Carranza, Chief Information Officer (CIO) bei Pfeifer weiß: „Wenn ich das System sehen und anfassen kann, fühle ich mich sicherer. Aber in einem global agierenden Unternehmen geht das natürlich nicht. Wir müssen uns für die Multi-Cloud-Architektur öffnen.“

Der Umstieg auf ein ERP im Service-Modell, bei dem die IT-Abteilung von einem Dienstleister abhängig ist, erfordert Vertrauen. Daher ist eine enge Dreiecksbeziehung zwischen SAP, dem Kunden und dem SAP-Beratungspartner wichtig. Außerdem ändert sich mit dem Betriebsmodell die Rolle der IT-Abteilung: Sie muss Business-Partner sein, die Geschäftsprozesse verstehen, mit den operativen Einheiten diskutieren und vereinbaren sowiediese mit digitalen Tools optimieren. Statt Integration und Systementwicklung stehen jetzt Schnittstellen und Lösungsarchitektur im Vordergrund. „Unterstützt durch All for One und SAP hat unser Team extrem gut gelernt und diesen Sprung gemeistert“, freut sich Carlos Carrenza. „Das hat uns fit für die neue Welt gemacht.“ Die All for One Group stand Pfeifer mit festen Ansprechpartnern zur Seite, schulte Mitarbeiter und beschleunigte die Bearbeitung von Tickets bei SAP.

Aufbau eines Stammdaten-Teams

Auf technischer Seite erfordert der Wechsel auf SAP S/4HANA eine höhere Datenqualität. Bisher war Pfeifer bei den Daten sehr flexibel. Teilweise gab es für dasselbe Material zum Beispiel zehn verschiedene Materialnummern. Die Prozessautomatisierung in S/4HANA setzt dagegen stringente Stammdaten voraus. Daher musste die IT-Abteilung sämtliche Daten zunächst für die Migration aufbereiten und industrietauglich machen. Pfeifer führte daraufhin ein dediziertes Stammdaten-Team ein, das sich künftig um einen sauberen Stammdatenprozess und die Datenanreicherung kümmert.

Ausblick

Bis Ende 2024 will Pfeifer den gesamten Standort Memmingen auf SAP S/4HANA migrieren. Anschließend soll der globale Roll-out folgen. In der nächsten Ausbaustufe geht es Pfeifer dann um die Themen digitale Fabrik, Plattformen für Kunden und Lieferanten sowieMaschinenanbindung. Mit SAP S/4HANA Cloud hat Pfeifer jetzt ein modernes ERP, das nicht nur die Digitalisierung unterstützt, sondern auch dazu beiträgt, den Fachkräftemangel besser zu bewältigen. „Es wird immer schwieriger, neue Talente zu finden“, weiß Carlos Carranza. „Wenn Sie dann jemanden brauchen, der sich mit Ihren Legacy-Systemen und selbst entwickelten Lösungen auskennt, haben Sie ein Problem.“

Quelle Aufmacherbild: DALLE.E/OpenAI