Mehr Planungssicherheit
Um Projekte erfolgreich zu planen und durchzuführen, benötigen IT-Dienstleister ein gutes Ressourcenmanagement. Was ein ERP-System alles einfacher macht.
ERP steht für Enterprise Resource Planning, also die Ressourcenplanung und das Ressourcenmanagement eines Unternehmens. Ein ERP-System bildet alle Geschäftsprozesse digital ab und führt Daten in einer zentralen Datenbank zusammen. Dadurch entsteht ein 360-Grad-Blick auf das gesamte Business, um Ressourcen so einzusetzen, dass sie den größten Mehrwert bringen. So können Unternehmen profitabel wirtschaften und ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern.
Im Dienstleistungsbereich steht eine Ressource im Fokus: der Mensch. Wer mit vielen verschiedenen Kunden und Projekten jongliert, muss genau wissen, welche Mitarbeiter er wann und wo am besten einsetzt. Er braucht die richtigen Fachkräfte mit den richtigen Fähigkeiten am richtigen Ort und muss abschätzen, ob und zu welchem Preis er die Anforderungen erfüllen kann.
Nimmt ein Dienstleister ein Projekt an, für das er zu wenig Ressourcen hat, riskiert er unzufriedene Kunden. Kalkuliert er Aufwände falsch oder sind Mitarbeiter nicht ausgelastet, macht er Verlust. Die Kunst besteht darin, die zur Verfügung stehenden Fachkräfte so einzuteilen, dass sie den Bedarf genau decken und sich Projekte gewinnbringend durchführen lassen. Ein gutes Ressourcenmanagement ist dafür unverzichtbar. Wie gelingt dies am besten und worauf muss geachtet werden? Mittelstand Heute klärt auf.
Wie die Digitalagentur best it ihr Ressourcenmanagement mit einem ERP optimiert
Gerade kleinere und mittelständische Unternehmen denken häufig: Ein ERP einzuführen ist für uns zu aufwendig. Doch es muss nicht immer ein großes System wie SAP S/4HANA sein. Schlankere Lösungen, die sich genau auf die Bedürfnisse von IT-Dienstleistern abstimmen lassen, stehen bereit. Die Digitalagentur best it hat ihr Ressourcenmanagement zum Beispiel mit dem Cloud-basierten ERP SAP Business ByDesign vereinfacht.
Bisher hat best it viele verschiedene Einzellösungen für das Ressourcenmanagement eingesetzt – beispielsweise Tools für die Projektplanung, die Zeiterfassung, die Buchhaltung und die Abrechnung. Das verursachte nicht nur großen IT-Aufwand, sondern war auch fehleranfällig. Daten übergreifend auszuwerten – etwa um eine Umsatzprognose für das nächste Jahr zu berechnen – war schwer. Daher wollte best it die Systemlandschaft konsolidieren und ein ERP einführen. Dank Unterstützung der Experten des Business-IT-Spezialisten All for One Group gelang das in wenigen Monaten.
Heute nutzt die Digitalagentur SAP Business ByDesign, ein Cloud ERP für kleine und mittelständische Unternehmen. Wenn das Sales-Team einen neuen Auftrag akquiriert, wird er im SAP angelegt. Führungskräfte sehen sofort, wie viele Ressourcen zu welchen Tagessätzen verkauft wurden, und können die Planung anknüpfen. Auch die Zeiterfassung und das Budgetcontrolling erfolgen direkt im ERP-System. Am Ende lässt sich auf Knopfdruck eine nachvollziehbare, verbindliche Rechnung mit entsprechenden Stundenlisten erstellen. So hat best it den gesamten Prozess Ende-zu-Ende im ERP abgebildet und kann Daten ganzheitlich auswerten.
Im Video erleben: So profitiert die Digitalagentur best it vom neuen ERP! Quelle: All for One Group/ YouTube
Strategisches Ressourcenmanagement in Dienstleistungsunternehmen
Es lohnt sich, das Ressourcenmanagement strategisch anzugehen und in einer ERP-Lösung zu konsolidieren. Dadurch lassen sich aufwendige Verwaltungsaufgaben automatisieren und effizienter durchführen. In Folge können IT-Dienstleister schneller und besser die richtigen Entscheidungen treffen. Wenn alle Daten entlang des gesamten Projektprozesses vom Angebot über die Ressourcenplanung und das Controlling bis hin zur Abrechnung in einer zentralen ERP-Datenbank zusammenfließen, sparen Führungskräfte viel Zeit und vermeiden Übertragungsfehler.
Sie müssen Informationen nicht mehr aus verschiedenen Systemen zusammensuchen und von Hand in Excel-Listen einfügen. Im ERP sind alle Daten jederzeit griffbereit. Sie lassen sich vielfältig auswerten und wahlweise in ein BI-System überführen. Dadurch können Unternehmen neue Erkenntnisse gewinnen, um besser zu planen und die Profitabilität zu steigern.
IT-Dienstleister sind mit einem ERP zum Beispiel in der Lage, den durchschnittlichen Tagessatz über alle Projekte hinweg oder einzelne Fachbereiche zu berechnen, sogar aufgeschlüsselt nach Senior- und Junior-Consultants. Eine datenbasierte Kapazitätsplanung im ERP reduziert zudem die Rotation der Fachkräfte zwischen den Teams. Das schafft ruhigere Teamstrukturen und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit.
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Dank ERP vorausschauend planen und richtig skalieren
Als zentraler Datenspeicher für alle Geschäftsprozesse ermöglicht ein ERP sowohl rückblickende als auch aktuelle und prädiktive Analysen. Führungskräfte gewinnen umfassende Transparenz zur Auslastung der Mitarbeiter und zur Performance der Projekte. Aus der vergangenen und derzeitigen Auftragssituation können IT-Dienstleister zudem ableiten, wie sich das Geschäft voraussichtlich entwickeln wird. Anhand von wiederkehrenden Umsätzen lässt sich im ERP-System kalkulieren, wie viel Personal nötig ist, um den künftigen Bedarf zu decken.
Das ermöglicht ein gesundes Wachstum, sodass das Unternehmen nicht zu schnell zu viele neue Mitarbeiter anheuert, sondern profitabel skaliert. Da das ERP eine solide Struktur und Datenbasis bereitstellt, können IT-Dienstleister zudem schneller neue Geschäftsbereiche aufbauen und neue Geschäftsmodelle entwickeln.
4 Tipps für ein erfolgreiches Ressourcenmanagement
- Wählen Sie ein Cloud ERP
Eine SaaS-Lösung lässt sich in kurzer Zeit aufsetzen und spart IT-Aufwand. Sie müssen sich nicht selbst um Updates kümmern und können andere Systeme ganz einfach per API anbinden. Außerdem ist ein Cloud-ERP standortunabhängig erreichbar. - Begleiten Sie die ERP-Einführung mit Schulungen und Change Management
Mitarbeiter tun sich oft schwer, von lieb gewonnenen Tools auf ein ERP-System umzusteigen. Sie müssen sich an eine neue Benutzeroberfläche und neue Prozesse gewöhnen. Unterstützende Schulungsmaßnahmen sind daher wichtig. - Starten sie mit dem produktiven Bereich
Nehmen Sie sich nicht zu viel auf einmal vor, sondern starten Sie mit Ihren wichtigsten Geschäftsprozessen. Am meisten profitieren Sie, wenn Sie die Ressourcenplanung und das Projektmanagement im ERP abbilden. - Lassen Sie sich von einem erfahrenen Dienstleister unterstützen
Jedes Unternehmen tickt anders. Daher kann es nötig sein, vom Standard im ERP-System abzuweichen. Wählen Sie einen spezialisierten Dienstleister, der Ihre Branche kennt. Er unterstützt Sie nicht nur dabei, Ihre Geschäftsprozesse passend im ERP abzubilden, sondern begleitet sie auch nach der Einführung mit Support und kontinuierlicher Weiterentwicklung.
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Einfacheres Ressourcenmanagement im ERP zahlt sich aus
In der Digitalagentur best it hat sich das neu eingeführte ERP-System schnell zu einem Tool entwickelt, das keiner mehr missen möchte. „Der größte Benefit für uns ist, dass wir eine 360-Grad-Sicht auf unser Unternehmen bekommen und vielfältige Auswertungen machen können“, erklärt Tobias Schlepphorst, Director of Customer Experience bei best it. „Meine Arbeit als Führungskraft hat sich ungemein vereinfacht, weil ich jetzt eine viel bessere Planungssicherheit habe. Außerdem ist unser Budgetcontrolling viel genauer und aktueller geworden. Die Rechnungen sind übersichtlich und eins zu eins mit den Aufträgen verknüpft, sodass sich Kunden ohne Probleme wiederfinden.“
Und Manuel Strotmann, CEO und Founder bei best it, fügt hinzu: „Unsere Kunden freuen sich insbesondere darüber, dass wir sehr schnell aussagekräftig sind, was Reportings zu Zeiten betrifft. So können wir in kurzen Zyklen aussagekräftige Rechnungen mit Arbeitsnachweisen erstellen. Mein persönliches Highlight war die kurze Implementierungszeit in Verbindung mit der sofortigen Verfügbarkeit aller Bewegungsdaten, die wir benötigen, um unsere Produktivität auswerten zu können."
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