Neueinführung SAP Public Cloud ERP
Weltweit effizient zusammenarbeiten und fundierte Entscheidungen treffen: Das kann die PTV Group dank SAP Public Cloud ERP. Wie die Einführung gelang.
Ein neues ERP einzuführen ist ein großer Schritt, der sich auf das ganze Unternehmen auswirkt. Die PTV Group entschied sich für SAP Public Cloud im Rahmen von Grow with SAP – und konnte trotz großer Customizing-Anforderungen nach nur zehn Monaten Projektlaufzeit live gehen. Heute kann das internationale Unternehmen Daten seiner weltweiten Standorte zentral auswerten und Prozesse end-to-end digital abbilden. Dank Standardisierung und Teilautomatisierung ist es in der Lage, eine größere Zahl an Kundenaufträgen in derselben Zeit abzuwickeln. „Das Arbeiten ist viel einfacher geworden“, beschreibt Claudia Wenzel, Vice President Financial Controlling bei der PTV Group. „Das ist einfach begeisternd. Ich kann es mir gar nicht mehr anders vorstellen.“ Den vollständigen Erfahrungsbericht lesen Sie hier auf Mittelstand Heute.
Die heterogene Systemlandschaft blockierte Wachstum
Die PTV Group möchte ihre Position als Marktführerin für Lösungen im Bereich Verkehrs-Planung, -Modellierung und -Management weiter ausbauen. Unter der Dachmarke Umovity, liegt ein Fokus dabei auf der Integration von Hard- und Softwarelösungen, um eine umfassende Mobilitäts-Infrastruktur zu bieten. In den nächsten Jahren will das Unternehmen sowohl in bestehenden als auch in neuen Märkten wachsen.
Doch die bisherige Systemlandschaft behinderte bis vor kurzem den Fortschritt. „Wir hatten unterschiedliche ERP-Systeme in den einzelnen Ländern und sehr viele Insellösungen“, erinnert sich Claudia Wenzel. „Es gab keine kompletten Digitalisierungsprozesse und wir hatten keinen Einblick, was eigentlich monatlich in den einzelnen Buchhaltungen läuft.“ Die Datenerfassung erfolgte häufig noch manuell – fehleranfällig und für die Mitarbeiter frustrierend. Darüber hinaus wurden die Daten nicht revisionssicher archiviert, was regelmäßig zu Diskussionen mit den Wirtschaftsprüfern führte. Auch aus Sicht der IT-Abteilung war die heterogene Systemlandschaft ein Hemmschuh. Mathias Geiges, Senior Digital Transformation Specialist bei PTV erklärt: „Wir mussten viele verschiedene Schnittstellen zu den lokalen ERP-Systemen entwickeln und betreiben. Daten lagen in unterschiedlicher Form vor, sodass es schwierig war, sie zu konsolidieren und zu vergleichen.“
SAP Public Cloud ERP passte am besten zu den Anforderungen
Die PTV Group suchte nach einem zentralen ERP-System, das durchgängig digitale Prozesse ermöglicht, eine hohe Datenqualität sicherstellt, revisionssichere Archivierung bietet und die steuerrechtlichen Vorgaben der einzelnen Länder beherrscht. Außerdem legte sie Wert auf ein einfaches Prozessdesign: Sie wünschte sich Standardprozesse, die schnell einsatzbereit sind und sich problemlos unternehmenskonform anpassen lassen. Drittsysteme sollten unkompliziert über Konnektoren anbindbar sein. „Mit seiner offenen Architektur, der Verfügbarkeit von Webservices und der Standardisierung hat SAP Business ByDesign am besten zu uns gepasst“, sagt Claudia Wenzel. Mathias Geiges ergänzt: „Dass wir auf eine Cloud-Lösung setzen wollten, war für uns von Anfang an klar. Unserer Mitarbeiter müssen in der Lage sein, von beliebigen Orten mit mobilen Endgeräten auf das ERP-System zuzugreifen.“
Einführung in nur zehn Monaten
Mit Unterstützung des spezialisierten Implementierungspartners All for One konnte das neue Cloud ERP bereits nach zehn Monaten live gehen. Eine der größten Herausforderungen im Projekt war die Koordination und Kommunikation über die Standorte hinweg. Teilweise bestand das Projektteam aus über 100 Personen in verschiedenen Ländern. Eine der Hauptaufgaben bestand darin, sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf demselben Stand sind und an einem Strang ziehen.
Außerdem hatte die PTV große Customizing-Anforderungen, die sie mit Add-ons von All for One lösen konnte. So wollte das Softwareunternehmen zum Beispiel das Thema Royalty-Management im SAP ERP abbilden und automatisieren. Dies umfasst neben der Abwicklung und Verrechnung der monatlichen Lizenzgebühren bei Kunden auch die Lizenzabführung an Lieferanten, die PTV in seinen Software-Produkten nutzt. Im Standard von SAP war die korrekte Umsetzung und Zuordnung nicht möglich. All for One hat daher eine individuelle Erweiterung programmiert. „Es war schon ein sehr herausfordernder Zeitplan“, erinnert sich Claudia Wenzel. „Aber mit All for One haben wir einen wirklich guten Partner, dem es wichtig war, die Ziellinie zu erreichen.“
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Ergebnis: Durchgängig digitale Prozesse und hohe Datenqualität
Dank dem neuen SAP Public Cloud ERP kann die PTV Group heute jederzeit schnell auf Echtzeitdaten zugreifen und abteilungsübergreifend zusammenarbeiten. Erstmals hat sie durchgängige digitale Prozesse etabliert – vom Auftragseingang bis zur Rechnungsstellung. Nach Vertragsunterzeichnung für einen Beratungseinsatz wird zum Beispiel automatisiert ein Projekt im SAP-System angelegt. Mitarbeiter können ihre Aufwände digital im Projektmanagement-Tools erfassen, das wiederum mit dem Finanztool verknüpft ist. So werden die Daten direkt in den Rechnungsprozess überführt. Controller können Projekte jetzt per Knopfdruck bewerten und plausibilisieren, statt wie früher mühsam Excel-Listen auszuwerten. Dabei stellt der durchgängig digitale Prozess eine hohe Datenqualität sicher.
Auch die Kreditorenbuchhaltung wurde optimiert. PTV hat jetzt einen sauberen Bestellprozess, bei dem die Genehmigungshierarchien hinterlegt sind. Wenn noch eine Unterschrift aussteht, erhält der Verantwortliche automatisch eine Erinnerungsmail. „Für mich ist es immer wieder ein Highlight zu sehen, wie einfach und sicher Prozesse durchlaufen, wenn sie richtig definiert sind“, freut sich Claudia Wenzel. „Das ist eine unwahrscheinliche Arbeitserleichterung.“ Auch Mathias Geiges ist begeistert: „Wir haben jetzt eine sehr hohe Systemverfügbarkeit und müssen uns selbst nicht mehr um den Betrieb kümmern. SAP stellt quartalsmäßig Updates bereit, die wir dann im Vorfeld testen. Sehr komfortabel ist auch, dass wir alles über die Cloud administrieren können.“
SAP Public Cloud ERP: Die Reise geht weiter
Mit dem SAP Public Cloud ERP hat die PTV Group die IT-Basis für weiteres Wachstum und Geschäftsentwicklung geschaffen. „Das ERP-System ermöglicht uns, überall auf die gleichen Daten zuzugreifen, und gibt der Geschäftsführung wichtige Informationen an die Hand, um fundierte Entscheidungen zu treffen“, sagt Claudia Wenzel. Im nächsten Schritt sollen weitere Länder angebunden werden. „All for One ist auch weiterhin immer an unserer Seite und denkt mit“, so Wenzel. „Direkt nachdem wir live waren, haben wir über die nächsten Veränderungen gesprochen.“
Quelle Aufmacherbild: Jonathan Allison/Unsplash
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