Reisekostenerfassung bis Predictive Maintenance
Warum sich SAP S/4HANA wunderbar eignet, um Prozesse und Produkte zu digitalisieren: Im Beitrag zeigen wir Ihnen sechs Beispiele.
Warum lohnt es sich, auf SAP S/4HANA umzusteigen? Zu den großen Vorteilen des neuen Systems zählt die Datenverarbeitung in Echtzeit und die flexible Integrationsfähigkeit. Das ERP bietet mehr als 500 offene Schnittstellen, über die sich Drittsysteme, innovative Technologien und Cloud Services anbinden lassen. Das bricht Silos auf und schafft die Voraussetzung dafür, Daten optimal zu nutzen. Damit eröffnet S/4HANA neue Möglichkeiten, Prozesse und Produkte zu digitalisieren. Wie kann man sich das konkret vorstellen? Hier kommen sechs Beispiele aus der Praxis.
1. Microsoft 365 in SAP S/4HANA integrieren
Viele Unternehmen setzen Microsoft Teams für die digitale Zusammenarbeit und Kommunikation ein, um so die Produktivität zu erhöhen. Denn nutzt man die Funktionalität des Collaboration Tools direkt aus dem ERP-System heraus, müssten Mitarbeiter nicht mehr zwischen verschiedenen Programmen hin- und herwechseln, um sich zu einem Geschäftsprozess abzustimmen. Ein Vertriebsmitarbeiter, der die Stammdaten und Informationen zu einem Neukunden in SAP S/4HANA einpflegt, kann dann mit nur einem Mausklick passende Kanäle in Teams anlegen, ohne dass er das ERP verlassen muss. Er sieht auch Chat-Nachrichten aus Teams in der SAP-Oberfläche und kann schnell auf Dokumente und Dateien zugreifen, die er benötigt. Das spart viel Zeit und erhöht die Produktivität.
Möglich wird die Office 365-Integration mit dem Tool Productivity X von All for One. Es führt Daten und Informationen aus verschiedenen Quellen in einer Zwischenschicht zusammen, sodass man mit diversen Programmen darauf zugreifen kann. Dabei stellt das selbstlernende System Verbindungen zwischen E-Mails, Terminen, Dokumenten und Geschäftsobjekten auf der Grundlage der Aktionen und Vorlieben des Users her. So wird es zum intelligenten, digitalen Assistenten. Mit Productivity X lassen sich nicht nur SAP und Microsoft, sondern so gut wie alle Business-Applikationen integrieren.
Im Video: So integriert Productivity X Ihre Anwendungen. Quelle: All for One Group
2. Reisekostenerfassung per Smartphone in SAP
Die Reisekostenabrechnung ist für Mitarbeiter meist eine lästige Angelegenheit. Mit einem digitalisierten Prozess und einer passenden SAP-Anwendung lässt sie sich ganz bequem nebenbei erledigen. Ist ein Mitarbeiter auf Geschäftsreise, kann er seine Hotelrechnung dann einfach mit dem Smartphone abfotografieren. Die App erzeugt daraus ein PDF und legt es revisionssicher in SAP ab. Die Abrechnung wird automatisiert initiiert und der Reisende muss das Papierdokument nicht einmal mehr aufbewahren.
3. Automatisierte Rechnungseingangs-verarbeitung und Digitalisierung von Bestellbestätigungen
In einem durchschnittlichen mittelständischen Unternehmen fallen pro Monat Tausende Rechnungen an. Wenn Mitarbeiter diese alle einzeln von Hand am Bildschirm öffnen müssen, kostet das viel Zeit. Mit dem Rechnungs-Cockpit von All for One lässt sich die Rechnungseingangsverarbeitung digitalisieren und automatisieren. Es fasst alle Eingangsrechnungen in einer übersichtlichen Oberfläche innerhalb von SAP zusammen.
Mithilfe einer marktführenden OCR-Software liest das Tool den Rechnungstext aus und erkennt relevante Inhalte wie Rechnungsnummer, Lieferant und Rechnungsdatum. Die Rechnungen werden dann direkt im ERP durchgebucht. Mit demselben Tool lassen sich auch Bestellbestätigungen im Einkauf automatisiert auslesen und verarbeiten. Das entlastet Mitarbeiter erheblich und verschafft ihnen Zeit für strategische Aufgaben. Statt monoton Daten ins ERP einzutippen, können Einkäufer zum Beispiel mit Lieferanten verhandeln oder Marktdaten recherchieren.
4. PREDICTIVE MAINTENANCE mit einer Smart-Factory-Lösung
Die vernetzte Produktion bietet Unternehmen die Chance, Prozesse zu optimieren, die Fertigung zu individualisieren und neue Geschäftsmodelle zu entwickeln. Die Grundlage dafür bildet die Echtzeitanalyse von Daten aus dem Shopfloor. Durch einen Datenaustausch zwischen ERP-System und Produktions-Steuerung ergibt sich der größte Mehrwert: So lassen sich Prozesse Ende-zu-Ende digitalisieren oder exakte, datenbasierte Kostenkalkulationen durchführen.
Die All for One-Lösung Smart Factory ermöglicht eine durchgehende vertikale Integration von maschinen- und mitarbeitergesteuerten Produktionsdaten ins SAP-System. Einer der beliebtesten Use Cases ist Predictive Maintenance: Anhand von Echtzeitdaten lässt sich beurteilen, wann eine Maschine oder eine Komponente gewartet werden muss, sodass es gar nicht erst zu Problemen kommt. Das minimiert das Risiko für ungeplante Stillstände. Unternehmen können Service-Arbeiten dann vorausschauend direkt in SAP planen – zu einem Zeitpunkt, an dem der Betrieb möglichst wenig gestört wird und die Auftragslage günstig ist.
5. VIRTUELLER ERSATZTEIL-KATALOG IN SAP S/4HANA
Auch die Ersatzteilbestellung lässt sich über die Verknüpfung von Produktions- und ERP-Daten digitalisieren. Ein Anlagenbauer stellt seinen Kunden zum Beispiel eine App zur Verfügung, über die sie defekte Komponenten einfach mit dem Smartphone fotografieren können. Eine Bilderkennungssoftware identifiziert das benötigte Ersatzteil dann im Zusammenspiel mit den im ERP hinterlegten Katalogdaten und bestellt es automatisiert. Das spart sowohl auf Kunden- als auch Anbieterseite viel Zeit und Aufwand. Mit solchen digitalen Services können Unternehmen ihre After-Sales-Strategie verbessern und die Kundenzufriedenheit steigern.
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6. DIGITALER ZWILLING im SAP ERP
Ein anderes Industrie-4.0-Szenario mit enormem Potenzial ist der digitale Zwilling: Mithilfe von Echtzeitdaten aus der Produktion ist es möglich, ein exaktes virtuelles Abbild einer Fertigungsanlage zu erstellen, das stets den aktuellen Status der Maschinen darstellt. Dies gelingt zum Beispiel mit dem All for One IIoT Connector, der die physischen Maschinen mit dem Digitalen Zwilling verbindet. Zusätzlich können in dem virtuellen Modell auch ergänzende Dokumente, Pläne und Anleitungen hinterlegt werden, die dann bei Bedarf auf Abruf bereitstehen. Dabei garantiert eine nahtlose Integration ins ERP eine zentrale, einheitliche Informationsquelle und vermeidet redundante Dateiablagen.
Ein solcher digitaler Zwilling erleichtert die Fernwartung erheblich. Service-Techniker können dann aus der Ferne Probleme beurteilen und Mitarbeitern vor Ort Anweisungen geben, um sie zu lösen. Im Idealfall kommen dabei Datenhandschuh und VR-Brille zum Einsatz – so sieht der Service-Techniker in seinem virtuellen Modell genau, wohin der Mitarbeiter vor Ort greift, und kann ihn optimal anleiten. Während der Coronakrise war der digitale Zwilling für viele Unternehmen die rettende Lösung, um auch ohne Reisetätigkeit verlässlichen Kundenservice zu leisten.
Warum Sie AUF SAP S/4HANA WECHSELN UND Ihre CHANCE ZUR TRANSFORMATION NUTZEN sollten
Die beschriebenen Szenarien sind nur ein Vorgeschmack darauf, was mithilfe von SAP S/4HANA möglich ist. Es gibt noch zahlreiche weitere Use Cases, wie das Zusammenspiel von ERP und anderen Business-Anwendungen und Produktionsdaten die digitale Transformation fördert. Wir helfen Ihnen gerne dabei, Potenziale zu identifizieren. Wer neue Chancen nutzen will, sollte bald auf SAP S/4HANA umsteigen. Denn mit SAP EEC lassen sich Innovationen nicht oder nur schlecht umsetzen, da SAP das alte System nicht mehr weiterentwickelt.
Am einfachsten gelingt der Wechsel mit unserem SAP-Transformation-Abo Conversion/4. Wir unterstützen Sie umfassend bei der Planung, Migration und Transformation und helfen Ihnen, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Außerdem betreiben wir ein vollumfängliches, individualisierbares SAP S/4HANA as a Service für Sie. All diese Leistungen erhalten Sie zum kalkulierbaren, monatlichen Festpreis. Erfahren Sie jetzt alles über die verschiedenen As-a-Service-Varianten in unserer informativen Gegenüberstellung!
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