Use Cases zum Nachmachen
Welche Prozesse können mit der Microsoft Power Platform automatisiert werden? Konkrete Anwendungsbeispiele aus HR, Einkauf, Vertrieb und Instandhaltung.
Mit den richtigen Anwendungen können Unternehmen heute ihre Prozessdigitalisierung voranbringen und viele repetitive, zeitintensive Aufgaben automatisieren. Das Problem: Entwickler fehlen, die diese Anwendungen programmieren. Allein in Deutschland blieben laut Branchenverband Bitkom 2020 86.000 Stellen für IT-Experten unbesetzt. Microsofts Power Platform unterstützt Unternehmen, diesen Engpass zu öffnen, dank Low-Code Entwicklung.
Power Platform entlastet IT-Abteilungen
500 Millionen neue Apps werden Unternehmen weltweit in den nächsten zwei Jahren entwickeln. Das zumindest prognostizieren die Marktforscher von IDC. Das sind mehr als sämtliche Apps, die in den letzten 40 Jahren programmiert wurden. Schon jetzt gilt: Wer die besten Tech-Talente für sich gewinnt, kommt bei der Prozessdigitalisierung schneller voran und hat als Unternehmen einen klaren Wettbewerbsvorteil.
Mit der Microsoft Power Platform ändern sich allerdings die Spielregeln: Dank des No-Code bzw. Low-Code-Ansatzes können auch einfache Business-Anwender Apps selbstständig entwickeln. Per Drag & Drop. Ganz ohne Unterstützung durch ihre IT-Kollegen. Viele Prozesse lassen sich so in kurzer Zeit smart digitalisieren oder automatisieren.
Welche konkreten Prozesse können mit der Power Platform umgesetzt werden?
Haben Sie Ihre Mitarbeiter einmal gefragt, welche Aufgaben sie als besonders lästig empfinden? Unter den Top-Nennungen werden viele einfache, wiederkehrende Tätigkeiten sein. Solche Aufgaben, die zwar gemacht werden müssen, aber viel Zeit in Anspruch nehmen und/oder wenig Kreativität erfordern.
Die Microsoft Power Platform ist prädestiniert für die Entwicklung von Apps, die genau solche Effizienz- und Motivationsbremsen lösen. Da repetitive Tätigkeiten in praktisch jeder Abteilung vorkommen, sind unzählige Use Cases für die Plattform denkbar.
1. HR: IT-EQUIPMENT FÜR NEUE MITARBEITER ANFORDERN
Kommt ein neuer Mitarbeiter ins Team, braucht er erst einmal eine grundlegende Arbeitsplatzausstattung. Rechner, Monitor und Tastatur werden beim Vorgesetzten beantragt. Über den Status des Antrags hat der Antragsstellende allerdings keine Information. Vielleicht ist der Antrag beim Vorgesetzten untergegangen? Selbst wenn der Antrag genehmigt wurde, bleibt für den Antragssteller unklar, wie weit die Bearbeitung in der IT fortgeschritten ist.
Deutlich transparenter und schneller wird dieser Standardprozess, mit Power Automate. Die Anwendung - steuert die Prozessautomatisierung, wenn Unternehmen mithilfe von Power App einen Bestellvorgang anlegen. Mitarbeiter geben dann in ein strukturiertes Formular alle relevanten Konfigurationswünsche ein. Sie können anschließend jederzeit sehen, in welchem Status sich die Bearbeitung des Antrags befindet. Da der Genehmiger automatisch eine E-Mailbenachrichtigung erhält, bleibt ein Antrag auch nicht tagelang in einem Tool liegen, in das der Vorgesetzte nicht regelmäßig hineinschaut.
Ein weiterer Vorteil der Prozessdigitalisierung: Wenn die Automatisierung mit dem Microsoft Planner verknüpft wird, müssen IT-Mitarbeiter die Positionen der Bestellung nicht manuell in To-dos für ihr Task Management umwandeln. Das übernimmt die App automatisch und verhindert so Übertragungsfehler.
2. EINKAUF: FREIGABEN IM SAP-BESTELLPROZESS BESCHLEUNIGEN
Bestellungen gehören zu den am häufigsten durchgeführten Unternehmensprozessen. Wenn der Einkauf Bestellungen und Freigaben bisher über SAP und das Fiori Launchpad abbildet, können Unternehmen den Prozess über eine OData-Schnittstelle mit Power Platform und Power Automate an individuelle Anforderungen anpassen und signifikant beschleunigen.
Beispielsweise lässt sich mit Power Automate eine mobile App erzeugen, über die Entscheider von unterwegs Rückfragen und Freigaben versenden können. Die Menge an Funktionen, die Beispielsweise im Fiori Launchpad enthalten sind, lassen sich auf einfachste Art und Weise in der Power App auf das wesentliche reduzieren. Wichtig zu wissen: Die Power Platform nutzt für die Prozessdigitalisierung die Logik von SAP. Die Daten bleiben daher jederzeit im ERP-System, sodass keine Redundanzen entstehen.
SAP Bestellfreigabeprozess mit der Microsoft Power Platform - vereinfacht den Freigabeprozess und ermöglicht den mobilen Zugriff.
SAP Bestellfreigabeprozess mit der Microsoft Power Platform - vereinfacht den Freigabeprozess und ermöglicht den mobilen Zugriff.
3. VERTRIEB: GESPRÄCHSNOTIZEN MANAGEN
Für einen erfolgreichen Vertrieb ist es das A und O, Informationen aus Gesprächen systematisch und für alle relevanten Mitarbeiter zugänglich zu managen. Gespräche mit Teammitgliedern und Geschäftspartnern finden längst nicht mehr nur per Telefon oder E-Mail statt, sondern auch über Chat-Tools wie Microsoft Teams. Gespräche manuell mit copy und paste ins CRM-System zu übertragen ist mühsam.
Dank Integration von Microsoft Teams mit Power Automate können Business-Anwender im Vertrieb eine Automatisierung erstellen, die Gesprächsnotizen auf Knopfdruck an das ERP- oder CRM-System ihrer Wahl weiterleitet. Trotz der Vielfalt an Kommunikationskanälen haben sie so immer eine zentrale und verlässliche Informationsbasis.
4. INSTANDHALTUNG: FEHLERMELDUNGEN ERFASSEN
Um die Sicherheit der Anwender zu gewährleisten sind Wartungen und Instandhaltungsprozesse von Maschinen und Anlagen hochstandardisiert, mit einer smarten Prozessdigitalisierung. Wenn Techniker zum Kunden fahren, müssen sie viele Messwerte, Schrauben und Ventile kontrollieren. Prüfergebnisse werden häufig immer noch auf Papierchecklisten notiert und später, zurück im Unternehmen, in digitale Anwendungen übertragen.
Mit der Power Platform könnte der Prozess effizient digitalisiert werden. Dann leitet eine App auf Tablet oder Smartphone den Techniker an der Maschine durch den Prüfprozess. Dass er einen Schritt vergisst? Ausgeschlossen. Stellt er fest, dass ein Teil nachbestellt werden muss, löst er die Bestellung mit einem Klick direkt aus der App heraus aus - noch bevor er in die Unternehmenszentrale zurückgekehrt ist. Die Ergebnisse der Prüfung werden automatisch mit der zentralen Software synchronisiert, sofern sein mobiles Gerät eine Internetverbindung herstellen kann.
Beispiele für weitere Prozessdigitalisierungen mit der Microsoft Power Platform.
Beispiele für weitere Prozessdigitalisierungen mit der Microsoft Power Platform.
FAZIT: HOHE KONNEKTIVITÄT MACHT POWER PLATTFORM ZUM ALLROUND-OPTIMIERER
Die Beispiele zeigen nur einen kleinen Ausschnitt der Use Cases, die Sie mit der Microsoft Power Platform vereinfachen und Ihre Prozessdigitalisierung beschleunigen können.
Da die Plattform tief in die Microsoft-Landschaft integriert ist, lassen sich in die Automatisierungen diverse Anwendungen von OneDrive über Outlook bis Sharepoint und Teams einbeziehen. Vor allem für größere Unternehmen wichtig: Auch die Integration mit Drittanbieter-Systemen wie SAP ist problemlos über SAP ERP-Connectoren oder Custom Connectoren möglich. Es ist also weniger die Technik als die Kreativität der Anwender, die dem Einsatzbereich der Technologie Grenzen setzt.
Sämtliche Apps lassen sich auf Knopfdruck mit Microsoft Power BI verbinden, sodass Ihnen keine Erkenntnisse verloren gehen. Auch die Effektivität der Apps selbst können Sie über Power BI leicht monitoren.
Unternehmen, die das Potenzial von Prozessdigitalisierung und -Automatisierung mit smarten Workflows effektiver als bisher nutzen wollen und in der Microsoft-Welt verankert sind, sollten sich mit der Power Platform beschäftigen. Sie könnte ein einfacher Hebel sein, um die eigenen Geschäftsergebnisse zu verbessern.
Haben Sie Fragen zu einem konkreten Use Case für die Microsoft Power Platform? Suchen Sie Unterstützung bei der Implementierung der Plattform? Schreiben Sie uns gerne eine Nachricht und vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch, in dem wir Ihnen individuell auf Ihr Anliegen eingehen und Ihnen nächste Schritte aufzeigen.
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