Datensilos aufbrechenMicrosoft und SAP nahtlos verbinden für mehr Effizienz
Die Integration von SAP und Microsoft ermöglicht eine lückenlose Digitalisierung von Geschäftsprozessen, optimierte Arbeitsabläufe und sicheren mobilen Zugriff.
Der digitale Arbeitsplatz ist längst Realität – und Microsoft 365 spielt dabei eine zentrale Rolle. Mit einer umfassenden Suite an Tools, die ideal auf die Anforderungen des hybriden Arbeitens abgestimmt sind, bietet Microsoft optimale Lösungen für moderne Unternehmen. Besonders Microsoft Teams hat sich zum unverzichtbaren Hub entwickelt, das standortunabhängige Zusammenarbeit ermöglicht und gleichzeitig die Effizienz steigert.
Gleichzeitig setzen viele Unternehmen auf SAP, um zentrale Geschäftsbereiche wie Logistik, Finanzen oder die Produktion zu steuern. SAP und Microsoft sind also in zahlreichen Unternehmen fest verankert. Die Herausforderung dabei: Es klafft häufig eine große Lücke zwischen diesen Systemen. Daten- und Applikationssilos entstehen, die den Arbeitsalltag erheblich erschweren: So müssen Mitarbeitende mühsam zwischen der SAP- und Microsoft-Umgebung wechseln, was den Datentransfer zeitaufwendig und kompliziert macht. Zudem fühlen sich viele, die überwiegend in der Microsoft-Welt arbeiten, hinsichtlich der SAP-Oberfläche und ihren Prozessen unsicher. In diesem Artikel zeigt Mittelstand Heute, wie eine engere Integration von SAP und Microsoft diese Herausforderungen lösen kann und welche Vorteile eine solche Integration mit sich bringt.
Beispiel
SAP und Microsoft - die Ausgangslage
Alexander Schreiber, Experte für Digital Workplace beim Business-IT-Spezialisten All for One, schildert ein typisches Beispiel aus der Praxis: „Auf dem Weg zu einem Kundentermin im Zug kann es notwendig sein, zur Vorbereitung schnell einige Informationen im SAP-System zu überprüfen, wie etwa Vertragsdaten abzurufen, den Eingang einer Bestellung zu kontrollieren oder einen Lieferanten des Kunden zu prüfen. Die Wahrscheinlichkeit, dass dies reibungslos gelingt, ist jedoch gering, da oft kein direkter Zugriff auf das SAP-System über ein Mobiltelefon besteht. Das SAP-System könnte beispielsweise im firmeneigenen Rechenzentrum betrieben und durch mehrere Firewalls geschützt sein, was in der Regel eine aktive VPN-Verbindung erfordert, die auf einem Mobiltelefon häufig nicht verfügbar oder eingerichtet ist. Der Weg, über das Handy auf das SAP-System zuzugreifen, ist also oftmals verbaut.“ Bild: All for One
SAP und Microsoft: Systemwelten verknüpfen
Die Verbindung von Microsoft und SAP bietet Unternehmen viel Raum, Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und Medienbrüche zu vermeiden. Mit Microsoft-Anwendungen können Experten beide Systemwelten verknüpfen – beispielsweise im Rahmen des Dienstleistungspakets Flow One von All for One. Auf Basis von Best Practices werden je nach Unternehmensanforderungen einzelne Funktionen integriert. So können beispielsweise SAP-Daten direkt in Microsoft-365-Anwendungen wie Teams, Power Apps und Power BI angezeigt, bearbeitet und analysiert werden. Und das, ohne dass die Benutzer die Plattform wechseln müssen. Insbesondere Gelegenheitsnutzer von SAP können direkt in ihrer gewohnten Microsoft-Umgebung bleiben und dabei trotzdem auf SAP-Daten und -Funktionen zugreifen.
Ein weiterer Vorteil der Integration ist, dass End User ein flexibles und bequemes Single Sign-On erhalten. Sie melden sich einmalig in ihrem Microsoft-Konto an und können dann automatisch auf verschiedene verbundene Systeme, einschließlich SAP, zugreifen, ohne dass eine erneute Anmeldung erforderlich ist. So erhalten Benutzer, von mobilen Geräten oder entfernten Standorten aus, sicheren Zugang zu SAP. Hierfür ist lediglich die Anmeldung in einem Browser oder einer mobilen App nötig. Und die Sicherheit bleibt dabei jederzeit gewährleistet.
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Technisch gesehen lässt sich die Integration von SAP und Microsoft mit wenig Aufwand stemmen. Zunächst benötigen Unternehmen eine aktive Microsoft-365-Umgebung einschließlich Entra ID (vormals Active Directory). Azure-Dienste wie App Proxy, On-Premises Data Gateway und Logic Apps ermöglichen die sichere Kommunikation mit der „anderen Welt“. Das SAP-System kann dabei sowohl als On-Premises-Lösung als auch als Cloud-basierte Lösung betrieben werden.
Entscheidender für eine gelungene Integration von SAP und Microsoft sind organisatorische Aspekte. Einem neuen End-to-End-Denken, das etwaige Silos überwindet, sind hier keine Grenzen gesetzt. Unternehmen können individuell definieren, welche Geschäftsprozesse integriert und auch automatisiert werden sollen. In diesem ganzheitlichen Vorgehen lassen sich anschließend Mehrwerte in unterschiedlichen Dimensionen erzielen – von der Arbeitserleichterung im Kleinen bis hin zu multi-systemübergreifenden Prozessautomatisierungen.
Empfehlung
Die Brücke zwischen Microsoft und SAP: Flow One von All for One
In dem standardisierten Dienstleistungspaket Flow One des Business-IT-Spezialisten All for One erfolgt die technische Integration, welche die Brücke zwischen Microsoft 365 und SAP ermöglicht. Je nach vorhandener Architektur müssen dafür unterschiedliche Konfigurationen durchgeführt werden.
Ready-to-Use-Konnektoren ermöglichen es, Daten zwischen SAP und Microsoft 365 in beide Richtungen zu übertragen, unabhängig davon, ob das SAP-System On-Premises oder in der Cloud gehostet wird.
Dadurch lassen sich SAP-Datenquellen direkt in Microsoft-Tools integrieren, ohne dass Benutzer tiefere technische Kenntnisse benötigen – und in der Folge komplexe Geschäftsprozesse automatisieren, die über beide Systeme laufen. Diese Automatisierungen basieren auf Workflows, die individuell für das Unternehmen konfiguriert werden können.
Alltägliche manuelle Arbeitsprozesse, die einen Wechsel oder Datentransfer zwischen verschiedenen Systemen erfordern, rauben Zeit und bilden Fehlerquellen. Ein Beispiel dafür ist die Freigabe von Bestellungen durch eine vorgesetzte Person. Diese erhält oftmals in Microsoft Outlook eine aus dem SAP-System generierte E-Mail mit einer Handlungsaufforderung. Der Vorgang selbst muss jedoch mit etwas Aufwand im SAP-System gesucht werden. Die Lösung liegt in der Automatisierung solcher Prozesse. So beschleunigt sich die Durchlaufzeit, die Mitarbeiter werden entlastet und die Fehlerwahrscheinlichkeit verringert sich.
Beispiel
Teilautomatisiertes Projektmanagement mit SAP und Microsoft
„Mit der Integration der SAP-Welt in das Microsoft-Ökosystem lassen sich bereits zahlreiche alltägliche Vereinfachungen für Mitarbeitende erreichen. Aber hinsichtlich Prozessautomatisierung lässt sich noch viel weiterdenken“, beschreibt Alexander Schreiber.
„Ein Beispiel: Ein internationales Unternehmen benötigte eine zentrale Lösung für das globale Projektmanagement. Über Microsoft Teams kommunizieren Mitarbeitende miteinander und teilen Dateien. Klassische Projektmanagementfunktionen wie Aufgaben, Meilensteine und statische Metadaten werden über Microsoft Project for the Web genutzt. Zudem soll ein schneller Zugriff auf Bestelldaten aus dem CRM-System und SAP möglich sein. Wir als All for One haben eine automatisierte Lösung implementiert, die per Knopfdruck relevante Daten sammelt, ein Projektteam in Teams erstellt und das Projekt in Microsoft Project for the Web anlegt. Relevante Daten werden dabei auch aus dem SAP-System gelesen oder ins SAP-System geschrieben.“
Ein Fazit: 4 zentrale Vorteile der SAP-Microsoft-Integration
Zusammenfasend ergeben sich für Unternehmen mit einer SAP-Microsoft-Integration vier zentrale Vorteile:
1. Nahtlose Prozessautomatisierung:
Durch die Integration können Geschäftsprozesse wie Freigaben oder Datenverarbeitungen automatisch zwischen Microsoft und SAP abgewickelt werden, wodurch sich die Effizienz erhöht und manuelle Fehler reduziert werden.
2. Einheitliche Benutzererfahrung:
Mitarbeitende können in ihrer gewohnten Microsoft-365-Umgebung bleiben und dennoch auf SAP-Daten zugreifen, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen.
3. Sicherer und mobiler Zugriff:
Mittels Single Sign-On können Benutzer von überall aus sicher auf SAP zugreifen, ohne dass zusätzliche VPN-Verbindungen notwendig sind.
4. Kosteneffizienz und Reduktion von Medienbrüchen:
Die Integration verringert den Aufwand von manuellen Prozessen und spart Kosten, da Arbeitsabläufe optimiert und Medienbrüche vermieden werden.
