Kurze Planungszyklen, belastbare Daten Integrierte Unternehmensplanung: Was bedeutet das eigentlich?

Man kann die Probleme von heute nicht mit den Werkzeugen von gestern lösen. Dies trifft auch auf die Unternehmensplanung zu. Die Anforderungen an die Planung haben in den vergangenen Jahrzehnten stark zugenommen. Doch der Prozess ist weitgehend derselbe geblieben – Stichwort „Excel-Tabellen“.

In der Folge ist der Aufwand in der Planung extrem gestiegen, die Planungszyklen dauern ewig. Ein Ansatz, um dieser Entwicklung zu begegnen, ist die integrierte Unternehmensplanung. Wie funktioniert sie? Welche Vorteile bringt sie? Was ist bei der Einführung zu beachten? Mittelstand Heute mit einem Überblick.

Inhalt (per Klick auf die Links gelangen Sie direkt zum jeweiligen Kapitel):

• Komponenten der integrierten Unternehmensplanung
• Wie funktioniert die integrierte Unternehmensplanung?
• Unternehmensplanung: 2 Vorteile für Planende und Entscheider
• Best Practices bei der Einführung der integrierten Unternehmensplanung
• Planung: Integrierten, standardisierten Planungsprozess definieren
• Die Datenintegration in der integrierten Unternehmensplanung
• Die integrierte Planung testen
• Integrierte Unternehmensplanung: ein Fazit

Komponenten der integrierten Unternehmensplanung

Den Kern der integrierten Unternehmensplanung bildet die Finanzplanung, bestehend aus:

• Gewinn- und Verlustrechnung (GuV),
• Bilanz
• und Liquiditätsplanung (Cashflow).

Dafür müssen die Kennzahlen aus allen anderen relevanten Teilbereichen zusammengeführt werden: Zum Beispiel aus Einkauf, Marketing, Vertrieb oder Produktion.

Zudem umfasst die integrierte Planung den gesamten Planungsprozess sowie die unterschiedlichen Perspektiven und Aufgaben im Rahmen der Unternehmensplanung:

• Strategische und operative Planung
• Kurz-, mittel- und langfristige Planung
• Forecasting
• Budgetierung
• Risikobewertung
• Prognosen und Szenarien

Wie funktioniert die integrierte Unternehmensplanung?

Im klassischen Planungsprozess plant jeder Bereich für sich, meist in einer Excel-Tabelle. Die Teilplanungen werden eingesammelt, die Zahlen daraus in weitere Pläne übertragen, bis am Ende die finalen Pläne und Berichte daraus entstehen – alles von Hand. Planungszyklen von Wochen oder sogar Monaten sind keine Seltenheit. Bei Änderungen müssen alle davon abhängigen Pläne wieder von Hand geändert werden. Oder man nimmt in Kauf, dass die Bereichsplanungen nicht aufeinander abgestimmt sind und die Planzahlen nicht erreicht werden.

Im Gegensatz dazu wird bei der integrierten Planung der gesamte Planungsprozess in einem zusammenhängenden System mit vorgegebenen Masken durchgeführt. Jeder Planer sieht die Zahlen aus den vorausgehenden Teilplänen, kann sie direkt übernehmen und weiterverarbeiten. Genauso sind alle Zahlen aus alten Planungsrunden abrufbar. Im Planungssystem sind die Abhängigkeiten aller Zahlen hinterlegt: von der kleinsten Kostenstelle bis zu den Bilanzsummen. Wird an einer Stelle etwas geändert, schlagen sich die Änderungen nach Freigabe automatisch auf alle abhängigen Zahlen durch. 

Der Planungsprozess muss dafür standardisiert und softwaregestützt durchgeführt werden. Lösungen dafür sind etwa SAP Analytics Cloud oder IBM Business Planning and Consolidation.

Unternehmensplanung: 2 Vorteile für Planende und Entscheider

Das integrierte System bringt Planenden und Entscheidern sofort spürbare Vorteile im Alltag.

1. Die Planungszyklen werden mit der integrierten Unternehmensplanung kürzer:

• Ein Großteil der manuellen Arbeit entfällt: Copy-and-paste, Tabellen formatieren, E-Mails versenden und so weiter.
  
  
• Der gesamte Prozess lässt sich über zentrale Dashboards überwachen und steuern. Der Abstimmungsaufwand sinkt.
  
  
• Einzelne Änderungen können innerhalb von Minuten in alle verbundenen Pläne übernommen werden.
  
  
• Bei Rückfragen oder Audits können alle Informationen zur Planungshistorie auf Knopfdruck ermittelt werden.

Das Ergebnis: Planende werden entlastet und die Entscheider erhalten Informationen wesentlich früher.

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2. Die Qualität der Plandaten wird besser:

• Durch die Automatisierung können Pläne oder Forecasts viel häufiger aktualisiert werden. Entscheidungen können auf Basis der neuesten Zahlen getroffen werden.
  
  
• Es gibt keine Flüchtigkeitsfehler mehr bei der manuellen Datenbearbeitung in Excel-Tabellen.
  
  
• Die Planungen auf Management-Ebene enthalten Zahlen aus allen Bereichen, nicht nur aus einzelnen.
  
  
• Single Source of Truth: Alle Bereiche arbeiten mit denselben, abgestimmten, korrekten Daten. Es kursieren keine unterschiedlichen und veralteten Versionen mehr im Unternehmen.
  
  
• Fortschrittliche Funktionen wie Prognosen, Simulationen von Szenarien und Risikoanalysen helfen, bessere Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.

Das Ergebnis: Bessere Entscheidungen führen mit der integrierten Unternehmensplanung zu größerem Unternehmenserfolg. Die Planenden leisten einen wertschöpfenden Beitrag dazu.

Best Practices bei der Einführung der integrierten Unternehmensplanung

Sicher: Der Planungsprozess ist komplex, durch die vielen einzelnen Teilprozesse und die unterschiedlichen Anforderungen der Teilbereiche. Daran ändert eine Softwareinstallation alleine nichts. Hinzu kommt: Der übliche Prozess mit Excel bot den einzelnen Bereichen hohe Autonomie und Flexibilität: Jeder konnte seinen eigenen Prozess definieren und seine Tabellen jederzeit anpassen. Den Aufwand hatten die Planer, die alle Teilpläne von Hand integrieren mussten. Mit einer einheitlichen Software geht das nicht mehr. Um den Aufwand und die Komplexität zu reduzieren, muss der Planungsprozess also neu aufgesetzt werden.

Planung: Integrierten, standardisierten Planungsprozess definieren

Zuerst ist es erforderlich, den bisherigen Planungsprozess zu analysieren und in seine Bestandteile zu zerlegen.: Welche Ziele werden gesetzt, welche Ergebnisse  erwartet? Welche KPIs werden geplant? Wie laufen die Teilplanungen ab? Oder anders ausgedrückt: Was soll in welcher Reihenfolge geplant werden?

Auf Basis dieser Analyse wird ein neuer, integrierter Planungsprozess konzipiert. Dieser muss sowohl den festgelegten Unternehmenszielen gerecht werden als auch eine Standardisierung für alle Unternehmensbereiche gewährleisten. Das ist bereits schwierig genug. Wenn möglich, sollte deshalb der Detailgrad in den Planungen sinnvoll gewählt werden: etwa die Planung für Produktgruppen statt Einzelvarianten, oder für Regionen statt Städte. Zu genaue und detaillierte Planungen liefern oft keinen echten Wert.

Aus jedem Fachbereich oder für jede Teilplanung sollte deshalb ein Product Owner ernannt werden. Dieser koordiniert die Abstimmungen und entscheidet letztlich über die Anforderungen, die in den neuen Prozess einfließen.

Die Datenintegration in der integrierten Unternehmensplanung

Steht der neue Planungsprozess, werden die bisherigen Plandaten in das System migriert und die Datenquellen angebunden: das ERP-System, das Data Warehouse, oder andere spezielle Lösungen. Dabei ist es eventuell erforderlich, die Daten vorab zu bereinigen und zu ergänzen. Im funktioniert der Abruf der Datenquellen in Zukunft komplett automatisiert über Schnittstellen.

Die integrierte Planung testen

Die Ergebnisse der integrierten Planung stimmen nur, wenn der komplette Prozess korrekt aufgesetzt wurde. Fehler an einzelnen Stellen können Planzahlen überall verfälschen. Deshalb muss die Planung vor der ersten echten Planung intensiv getestet werden. Etwa ein Viertel des gesamten Projektaufwands in der integrierten Unternehmensplanung sollte für das Testing reserviert werden.

Integrierte Unternehmensplanung: Ein Fazit

Der Umstieg von der manuellen Planung auf die integrierte Unternehmensplanung ist ein großes Projekt, keine Frage. Doch der Nutzen ist riesig und bereits ab Tag 1 nach der Inbetriebnahme zu spüren. Durch die dynamischen Märkte müssen Unternehmen immer schneller reagieren und ihren Kurs anpassen können. Das geht nur mit kurzen und häufigen Planungszyklen und belastbaren Daten. Unternehmen mit einer integrierten Planung haben dadurch gegenüber anderen einen spürbaren Wettbewerbsvorteil.

Quelle Aufmacherbild: Symbolbild von unsplash