Erfahrungsbericht Customer Care ERP-Optimierung: 5 Tipps am Beispiel SAP Business ByDesign

Bereits seit 2012 nutzt Ergosign SAP Business ByDesign. In der Zwischenzeit hat die Full-Service-Agentur ihre Mitarbeitendenzahl mehr als verdreifacht, neue Standorte eröffnet und ihre Buchhaltung vergrößert. „Wir waren immer bemüht, gutes Housekeeping zu betreiben und aufzuräumen“, sagt Lisa Marie Benz, Head of Business Administration bei Ergosign. „Aber wir sind so schnell gewachsen, da wächst natürlich auch der Datenberg mit. Daher wollten wir einmal prüfen lassen, ob noch alles rund läuft.“ Gemeinsam mit einem Customer Care Team  der All for One Group hat Ergosign einen Fitness-Check durchgeführt. So konnte das Unternehmen Altlasten abwerfen, Prozesse beschleunigen und Kosten sparen. Mittelstand Heute fasst die wichtigsten Projekt-Ergebnisse zusammen und gibt Tipps zur ERP-Optimierung.

Warum ERP-Optimierung?

Ergosign bildet alle Geschäftsprozesse bis auf Marketing, Vertrieb und HR über SAP Business ByDesign ab. Von der Zeiterfassung über die Projektabrechnung bis zur Buchhaltung setzt die Agentur komplett auf SAP. Zwar ist die Cloud-Lösung stark standardisiert, trotzdem hat Ergosign im Laufe der Jahre zahlreiche individuelle Anpassungen vorgenommen.

So wurden zum Beispiel Freifelder eingefügt, mit denen Projektleitende Informationen für die Abrechnung hinterlegen können, sowie spezielle Reportings, um etwa die Team-Auslastung auszuwerten. Im Laufe der Jahre ist das ERP-System immer weiter gewachsen und unübersichtlicher geworden. So haben sich Fehler eingeschlichen und unnötiger Ballast angesammelt. „Wir wussten, dass wir ein paar Altlasten haben“, sagt Lisa Marie Benz. „Die wollten wir gerne aufdecken und bereinigen.“

ERP-Optimierung: Selbst machen oder mit externer Unterstützung?

Ergosign verfügt über eine eigene IT-Abteilung, die sich um die interne Infrastruktur kümmert und SAP-Entwicklungsprojekte durchführt. Für High Level Support und die ERP-Optimierung setzt das Unternehmen aber auf externe Hilfe. Benz erklärt: „Irgendwann stoßen wir an unsere Grenzen und sind froh, wenn wir ein Team an unserer Seite haben, das sich ständig weiterentwickelt und von dessen Erfahrungsschatz wir profitieren. Wir sehen darin einen großen Nutzwert.“

Aufgebaut und eingeführt hatte Ergosign SAP Business ByDesign seinerzeit mit dem damaligen Dienstleister Data One. Doch als dieser in der ORBIS-Gruppe aufging, wollte er den SAP-Bereich nicht weiter ausbauen und vermittelte seine Kunden an die All for One Group. Mit dem Customer Care Service des Business-IT-Dienstleisters erhält Ergosign jetzt Premium Support und Premium Services, um den SAP-Betrieb sicherzustellen und das System weiterzuentwickeln. „Wir fühlen uns sehr gut aufgehoben“, lobt Benz. „Das läuft fachlich wie organisatorisch rund. Wir haben ein Ticket-System und erhalten immer zeitnah Feedback. Auch in den Meetings bekommen wir sehr viele nützliche Informationen.“

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5 Tipps für die ERP-Optimierung

Die Zusammenarbeit begann mit einem SAP Fitness-Check, in dem die All for One Group das ERP einmal gründlich durchleuchtete. Daraus ergaben sich die ersten gemeinsamen Projekte. Außerdem konnten beide Seiten so die Arbeitsweise ihres jeweiligen Sparringspartners in der Praxis kennenlernen. Folgende Tipps für die ERP-Optimierung lassen sich ableiten:

Tipp 1: Schaffen Sie Transparenz!

Zunächst legten die beiden Partner in einem gemeinsamen Workshop den Umfang des Fitness-Checks fest. Anschließend ging das Customer Care-Team von All for One systematisch vor und durchleuchtete das System von der Benutzerverwaltung über die Buchhaltungsprozesse bis hin zu den Datenbeständen. Wer hat welche Berechtigungen? Wie läuft die Verbuchung ab? Sind die Daten noch valide? Die Ergebnisse der Untersuchung präsentierte das Projektteam wieder in einem Workshop. Ergosign erhielt Handlungsempfehlungen zur ERP-Optimierung und einen Abschlussbericht, der die Dringlichkeit der Funde in einer Ampeldarstellung aufzeigte. So konnte die Agentur richtig priorisieren und die wichtigsten Probleme sofort adressieren.

Tipp 2: Befreien Sie sich von Altlasten!

Der Fitness-Check brachte kleinere unbekannte Baustellen ans Licht: Benz: „Manche der Funde waren zwar nicht für unser aktuelles Tagesgeschäft relevant, aber wir haben aus dem Workshop mitgenommen, dass wir solche Altlasten trotzdem bereinigen müssen, weil sie das System verlangsamen und langfristig zu Performance-Einbußen führen.“ 

Tipp 3: Prüfen Sie die Benutzerrollen!

Die Untersuchung zeigte auch, dass einige der Mitarbeitenden in der Projektleitung bei Ergosign SAP-Lizenzen haben, die sie gar nicht vollumfänglich nutzen. Dadurch entstehen unnötige Kosten. Gemeinsam mit dem Customer Care Team ermittelt das Unternehmen jetzt, wer welche Benutzerrolle wirklich benötigt und wie sich die Lizenzierung optimieren lässt. So stellt die Agentur sicher, dass sie nur für das zahlt, was sie auch tatsächlich braucht, und hat mehr Geld für Investitionen, die das Geschäft voranbringen.

Tipp 4: Vereinfachen Sie Prozesse!

Ergosign hat im Customer Care Service Zugriff auf die SAP-Add-ons von All for One. Obwohl die Agentur in den SAP-Basisfunktionen bereits gut aufgestellt ist, erhält sie so noch Anregungen für die weitere ERP-Optimierung. „Das sind superviele Apps, die sich an das System andocken lassen, um die Arbeit zu erleichtern“, freut sich Benz. Ergosign hat zum Beispiel das „Exchange Rate Import“-Add-on eingeführt, das aktuelle Währungswechselkurse automatisiert ins Cloud-ERP integriert. Dadurch sind die Daten immer auf dem neuesten Stand und müssen nicht mehr manuell übertragen werden.

Tipp 5: Nutzen Sie Weiterbildungsangebote!

Im Customer-Care Service-Paket hat Ergosign die Websessions abonniert, die All for One regelmäßig veranstaltet. Darin informieren die Spezialistinnen und Spezialisten über aktuelle Themen rund um das Cloud-ERP-System und vermitteln Best Practices. „Das ist sehr hilfreich und interessant“, empfiehlt Benz. „Manchmal verändert sich eine Funktion durch ein SAP-Update ja ein bisschen, und dann unterstützen solche Webinare. Dadurch, dass die Sessions aufgezeichnet werden, können wir auch im Nachgang jederzeit reinschauen.“ 

ERP-Optimierung: ein kontinuierlicher Prozess

Ergosign plant bereits die nächsten ERP-Projekte. Denn während sich das Geschäft weiterentwickelt, muss auch das SAP-System mitwachsen. Benz erklärt: „Im vergangenen Jahr hat sich perfekte Ergänzung gefunden, um unsere Kunden in den Bereichen Strategie, Organizational Design und Digitalisierung noch besser zu unterstützen und das Unternehmenswachstum voranzutreiben. Durch die Kombination der Dienstleistungen der Schwesterunternehmen Ergosign und SMAL können wir eine größere Stärke und Internationalisierung erreichen. Zusammen mit Ergosign und der All for One Group wird SMAL nun in einem ersten Schritt den Finance-Bereich mithilfe des ERP-Systems SAP Business ByDesign. optimieren.“

Hier gilt es zu prüfen, inwiefern sich Prozesse und Layouts von Ergosign übertragen lassen oder angepasst werden müssen. Außerdem wünscht sich die Agentur schon seit langem ein Dokumentenmanagement-System und ist deswegen gerade im Gespräch mit dem All for One-Partner Kendox. „Wir suchen eventuell eine Lösung, die eine Schnittstelle zum ERP hat, und waren echt erstaunt, wie gut Kendox mit SAP Business ByDesign funktioniert“, sagt Benz.

Quelle Aufmacherbild: istock/Hiraman