Elektronische Rechnungen kommen!
Wie können sich Unternehmen auf die E-Invoicing-Pflicht in Deutschland vorbereiten? Zwei E-Invoicing-Experten beantworten die dringlichsten Fragen.
In einigen europäischen Ländern, zum Beispiel Frankreich oder Italien, ist E-Invoicing bereits Pflicht. Bald will auch Deutschland nachziehen und die elektronische Rechnungsstellung einführen. Im Januar 2025 soll das neue Gesetz voraussichtlich kommen. Es lohnt sich also, das Thema bald anzugehen. Viele Entscheider fragen sich deshalb jetzt schon, was die E-Invoicing-Pflicht für sie bedeutet und wie sie sich vorbereiten können. Mittelstand Heute hat mit Matthias Hotel und Adalbert Oblamski, E-Invoicing-Experten beim Business-IT-Dienstleister All for One Group gesprochen.
Wann kommt E-Invoicing in Deutschland?
Mittelstand Heute: Herr Hotel, Herr Oblamski, wie ist denn der aktuelle Stand – wann kommt E-Invoicing in Deutschand?
Matthias Hotel: Anvisiert ist der 1. Januar 2025. Ein Jahr lang gilt dann eine Übergangsfrist, das heißt verpflichtend soll E-Invoicing in Deutschland ab Januar 2026 sein. Eine offizielle Bekanntgabe steht aber noch aus. Derzeit berät das Kabinett über den Diskussionsvorschlag des Bundesfinanzministeriums.
Adalbert Oblamski: Selbstwenn sich der Starttermin noch verzögern sollte, ist aber jetzt schon klar, dass die E-Invoicing-Pflicht in Deutschland kommt. Die Ampelregierung hat im Koalitionsvertrag festgelegt, dass sie ein bundesweit einheitliches elektronisches Meldesystem für die Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen einführen will.
Adalbert Oblamski ist Senior Consultant beim Business-IT-Spezialisten All for One Group. Bild: All for One Group
Adalbert Oblamski ist Senior Consultant beim Business-IT-Spezialisten All for One Group. Bild: All for One Group
Mittelstand Heute: Für wen gilt die neue Pflicht zum E-Invoicing in Deutschland?
Matthias Hotel: Für alle Unternehmen in Deutschland, die Geschäfte mit anderen Unternehmen in Deutschland machen, also den kompletten innerdeutschen B2B-Markt. Ganz neu sind elektronische Rechnungen bei uns aber nicht. Wer mit Bundesbehörden zusammenarbeitet, für den gilt die E-Invoicing-Pflicht schon seit November 2020. Etliche Landesbehörden haben inzwischen nachgezogen, etwa Bremen, Baden-Württemberg und Rheinland-Pfalz.
Adalbert Oblamski: Auch viele B2B-Unternehmen, die Niederlassungen im Ausland haben, mussten sich schon mit elektronischer Rechnungsstellung auseinandersetzen. Es gibt ja einige Länder, die schneller waren als Deutschland und bereits E-Invoicing eingeführt haben.
Mittelstand Heute: In welchen europäischen Ländern wird E-Invoicing schon länger praktiziert oder ist beschlossene Sache?
Adalbert Oblamski: In Italien, Frankreich, Ungarn, Spanien, Luxemburg, Finnland, Schweden, Norwegen und Portugal. In Polen kommt die E-Rechnung im Januar 2024.
Mittelstand Heute: Was möchte die Bundesregierung mit der Einführung von E-Invoicing in Deutschland erreichen?
Matthias Hotel: In erster Linie geht es darum, schnellere Informationen über die Umsatzsteuerflüsse zu erhalten und Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen. Wenn Rechnungsdaten elektronisch an die Steuerbehörde übermittelt werden, kann das Finanzamt diese mit den Angaben in der Umsatzsteuererklärung abgleichen. Außerdem möchte die Bundesregierung mit dem neuen Gesetz die Vorgaben der EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) erfüllen. Darin plant die EU-Kommission eine E-Invoicing-Pflicht für alle Mitgliedsstaaten.
Mittelstand Heute: Ist Deutschland hier nicht ein bisschen voreilig? Die EU sieht verpflichtendes E-Invoicing ja erst ab 2028 vor.
Adalbert Oblamski: Im Vergleich zu anderen europäischen Ländern hinken wir bei der E-Rechnung eigentlich hinterher. Im Hinblick auf ViDA macht Deutschland das aber ganz geschickt. In der E-Invoicing-Pflicht ab 2025 ist die Verpflichtung zur Meldung der Steuerdaten noch nicht enthalten. Die kommt dann erst ab 2028, weil der Gesetzgeber warten will, was die EU hier genau vorsieht.
Matthias Hotel: Außerdem sollten wir nicht vergessen, dass E-Invoicing auch im Interesse der Unternehmen ist. Im Grunde treiben jetzt die Steuerbehörden die Digitalisierung voran, die die Privatwirtschaft dringend braucht, um ihre Effizienz zu steigern.
Matthias Hotel ist Senior Consultant EDI bei der All for One Group. Bild: All for One Group
Matthias Hotel ist Senior Consultant EDI bei der All for One Group. Bild: All for One Group
Was bringt E-Invoicing in Deutschland mit sich?
Mittelstand Heute: Welche Vorteile bringt E-Invoicing für Unternehmen?
Matthias Hotel: Grundsätzlich können Unternehmen mit elektronischen Rechnungsformaten natürlich viel mehr automatisieren und die freigewordene Zeit dann für andere Aufgaben nutzen. Außerdem lassen sich Medienbrüche vermeiden und Fehler reduzieren. All das spart Kosten und beschleunigt Prozesse. Auch die monatliche Umsatzsteuermeldung fällt künftig weg, weil das Finanzamt die Daten ohnehin bereits vorliegen hat. Und nicht zuletzt senken Unternehmen mit papierlosen elektronischen Rechnungen ihren CO2-Ausstoß und schonen die Umwelt.
Mittelstand Heute: Wie läuft denn das Meldeverfahren beim E-Invoicing in Deutschland ab?
Adalbert Oblamski: Das steht noch nicht fest. Nach aktuellem Stand ist ein ähnliches Verfahren wie in Frankreich zu erwarten. Dort werden sogenannte vertrauenswürdige Provider eingesetzt, die die Rechnungen empfangen, Daten für das Finanzamt extrahieren und die eigentliche Rechnung an den Kunden schicken. Die Verfahren unterscheiden sich minimal von Land zu Land. Auch die Formate für die E-Rechnung sind unterschiedlich. Länder, die PEPPOL einsetzen, nutzen UBL-basierte Formate, da PEPPOL nur UBL (Universal Business Language) unterstützt. Ohne PEPPOL hingegen wird eine Registrierung beim Finanzamt notwendig oder man nutzt einen registrierten Provider.
Mittelstand Heute: Was bedeutet dieses Wirrwar für international tätige B2B-Unternehmen?
Adalbert Oblamski: Wer international aufgestellt ist, muss unterschiedliche E-Invoicing-Verfahren und E-Rechnungsformate beherrschen. Deshalb empfiehlt es sich, auf eine flexible Plattform-Lösung zu setzen und mit einem erfahrenen Dienstleister zusammenzuarbeiten, der die verschiedenen Verfahren und Formate implementiert. Auf diese können Unternehmen dann automatisch zugreifen, ohne dass sie sich selbst den Kopf darüber zerbrechen müssen.
Wie bereiten sich Unternehmen in Deutschland auf das E-Invoicing vor?
Mittelstand Heute: Wie bereiten sich Unternehmen auf das E-Invoicing in Deutschland idealerweise vor?
Matthias Hotel: Die beiden wichtigsten Fragen, die sich Unternehmen stellen sollten, sind: Haben wir überhaupt alle Daten, die wir brauchen? Und wie kommen die Rechnungsdaten aus dem ERP-System ins E-Invoicing? Mein erster Tipp wäre daher: Prüfen und vervollständigen Sie Ihre Stammdaten! Viele Unternehmen haben hier noch Lücken und Inkonsistenzen – gerade, wenn sie vielleicht neue Standorte angebunden haben.
Adalbert Oblamski: Ganz wichtig ist auch, die Konditionen und Steuerkennzeichen zu prüfen und zu optimieren. SAP wendet zum Beispiel je nach Auftragstyp unterschiedliche Kalkulations-Schemata an, sodass Nettowert und Bruttowert an anderer Stelle stehen. Das sollten Unternehmen möglichst vereinheitlichen und einen Weg finden, wie sie die Daten für das E-Invoicing herausziehen.
Matthias Hotel: Ich würde jedem B2B-Unternehmen raten, frühzeitig einen Experten ins Boot zu holen und sich Gedanken darüber zu machen, wie die Systemlandschaft und die Prozesse aussehen sollen. Es gibt hier keine One-Size-Fits-All-Lösung. Und vor allem genug Zeit für die Implementierung einzuplanen. Denn oft lauern in der eigenen Buchhaltung Fallstricke, die so keiner vermutet hat.
Mittelstand Heute: Brauchen Unternehmen IT-Unterstützung? Welche Software hilft bei der E-Invoicing-Umsetzung?
Adalbert Oblamski: IT-Unterstützung würde ich dringend empfehlen. Unternehmen brauchen nicht nur eine Software, die die geforderten Formate und Verfahren bereitstellt, sondern auch einen Provider, der die Kommunikation mit den Behörden übernimmt. Ein EDI-System schafft dafür die technische Grundlage.
Mittelstand Heute: Wie kann ein EDI-System bei der Umsetzung der Anforderungen behilflich sein?
Adalbert Oblamski: EDI ist seit vielen Jahren ein bewährtes System für den elektronischen Rechnungsaustausch. Unternehmen, die bereits eine EDI-Plattform eingeführt haben, können diese bei der E-Invoicing-Lösung der All for One-Group weiterhin nutzen und an die neuen Anforderungen anpassen. Auch eine Edifact-Rechnung ist ja bereits strukturiert. Diese lässt sich dann relativ einfach ins geforderte XML-Format umwandeln.
Mittelstand Heute: Wie geht es mit dem E-Invoicing in Deutschland weiter? Wo liegen noch Herausforderungen?
Matthias Hotel: Im nächsten Schritt muss der Gesetzgeber die Formate und Kommunikationswege für das E-Invoicing in Deutschland festlegen. Bund und Länder müssen sich hier noch einig werden. Eine andere Herausforderung entsteht aus der Übergangsfrist: Was passiert, wenn Unternehmen A bereits E-Invoicing eingeführt hat, Unternehmen B aber noch nicht, sodass es seine Rechnung nicht im entsprechenden Format schicken kann?
Adalbert Oblamski: Auch hier sind Kunden der All for One Group wieder fein heraus. Wir bieten für solche Fälle nämlich einen Service an, der die Rechnung des Lieferanten so konvertiert, dass sie den neuen Anforderungen entspricht.
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