Wichtig für Ihr Datenlebenszyklus-Management!... Datenklassifizierung: Wie sie beim Datenschutz hilft

Warum ist die Datenklassifizierung für den Datenschutz so wichtig und wie können Unternehmen Daten klassifizieren? Ein Experte gibt Tipps.

Damit Sie Ihre Daten richtig schützen können, müssen Sie wissen, welche davon besonders sensibel sind. Warum es so wichtig ist, dass weniger wichtige Daten nicht auf denselben Servern, wie geschäftskritische Daten liegen, zeigen aktuelle Statistiken des Center for Internet Security (CIS) aus den letzten zwei Jahren. Demnach hätten Cyberkriminelle insbesondere bei gleichem Ablageort vergleichsweise großen Erfolg mit spektakulären Datenschutzverletzungen gehabt. Mittelstand Heute hat mit einem IT-Security-Experten darüber gesprochen, wie Unternehmen ihre Daten klassifizieren können und was es dabei zu beachten gilt.

Definition Datenklassifizierung:

Was sind klassifizierte Daten?

Der Begriff Data Classification, zu Deutsch Datenklassifizierung, ist eine Methode, mit der Unternehmen Dateien und kritische Geschäftsinformationen definieren und kategorisieren können. Eine solche Klassifizierung von Daten unterstützt Datenspezialisten dabei, einzelne Daten einfacher zu bearbeiten, zu verfolgen und zu analysieren und ist damit ein wichtiger Bestandteil des Datenlebenszyklus-Managements. Richtig umgesetzt, hilft sie Unternehmen, Datenhandhabungsrichtlinien sowie lokale und staatliche Compliance-Vorschriften einzuhalten. Die Klassifizierung von Daten hat außerdem folgende Ziele:

Die Vertraulichkeit von Daten: Datenklassifizierung schützt hochsensible Daten, wie zum Beispiel personenbezogene Daten von Kunden, wie auch zum Beispiel Kreditkartennummern, Sozialversicherungsnummern und andere sensible Typen von Daten.
Die Integrität von Daten: Eine Datenklassifizierung fördert die Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit von Daten während ihres gesamten Lebenszyklus.
Die Verfügbarkeit von Daten: Durch die Berücksichtigung und Gewährleistung von Informationssicherheit und -integrität können Unternehmen besser entscheiden, welche Daten für bestimmte Benutzer freigegeben werden können.

Warum Datenklassifizierung für Unternehmen wichtig ist

IT-Security-Experte Elmar Török vom Business-IT-Dienstleister All for One Group fasst die wesentlichen Gründe für eine Datenklassifizierung in Unternehmen zusammen und gibt Tipps, auf was sich Unternehmen dabei konzentrieren sollten:

"Datenklassifizierung hilft Ihnen dabei, die entscheidenden Informationen zu finden, damit Sie wissen, wo welche Informationen in Ihrem Unternehmen liegen und welche Informationen das Unternehmen verlassen!"
"Konzentrieren Sie Ihre Schutzmaßnahmen auf die wichtigsten Daten – priorisieren Sie also! Personenbezogene Daten beispielsweise haben einen höheren Schutzbedarf als Daten ohne Personenbezug."
"Datenklassifizierung hilft Ihnen dabei, Vorschriften einzuhalten. Viele Compliance-Vorschriften fordern bestimmte Schutzniveaus für Datenkategorien: Bei korrekt klassifizierten Daten ist sofort klar, welche Schutzmaßnahmen für eine bestimmte Klassifizierung gelten müssen."

Elmar Török ist Cloud Security Architect beim Business-IT-Dienstleister All for One Group. Kontaktieren Sie Elmar Török auch auf Linkedin! Bild: All for One Group

Daten klassifizieren lohnt sich!

Schon gewusst? Weitere Gründe für eine Datenklassifizierung:

Effizienter arbeiten! Unternehmen können eine Datenklassifizierung nicht nur einsetzen, um strukturierte Daten zu kategorisieren, sondern auch, um unstrukturierte Daten optimal zu nutzen. Datenklassifizierung hilft außerdem dabei, doppelte Datenkopien zu identifizieren und redundante Daten zu beseitigen, um Speicherkapazitäten effizienter zu nutzen.
Datenschutzkonform agieren! Eine Datenklassifizierung kann helfen, die Pflichten der Datenschutzgrundverordnung der EU zu erfüllen (EU-DSGVO). Denn: Die DSGVO verlangt, dass Unternehmen ihren Daten bestimmte Sicherheitskontrollstufen zuweisen, um unbefugte Zugriffe zu verhindern. Mit der Klassifizierung können Unternehmen solche Daten identifizieren, die verschlüsselt werden müssen.
Höchste Zeit! Laut einer IBM-Studie befinden sich 80 Prozent der Unternehmensdaten in einer Grauzone – das heißt ohne Datenklassifizierung, Schutz oder Kontrolle. Derweil verfügen 128 von 194 Ländern über umfassende Datenschutzgesetze mit entsprechenden Schutz-Pflichten zum Umgang mit Daten!

Datenklassifizierung für Unternehmen einführen – wie funktioniert das?

Wie können Unternehmen eine Datenklassifizierung einführen und welche Vorbereitungen sollten Datenverantwortliche dafür treffen? Auch hierzu spricht Elmar Török drei zentrale Empfehlungen aus:

"Definieren Sie zunächst die Ziele der Datenklassifizierung: Geht es Ihnen darum, dass vertrauliche Informationen nicht per E-Mail versendet werden dürfen? Oder möchten Sie sicherstellen, dass Dateien nach sechs Monaten automatisch gelöscht werden?"
"Überlegen Sie sich, welche Labels und Klassifizierungen für Ihre Daten notwendig sind. Verwenden Sie so wenige, wie möglich, um es Benutzern möglichst einfach zu machen und dabei trotzdem die gewünschte Unterscheidung der Daten zu erreichen."
"Ganz wichtig: Kommunizieren Sie von Anfang an, warum Sie die Klassifizierung der Daten einführen und was sie damit erreichen möchten. Wenn Ihre Mitarbeiter nicht wissen, wie sie mit den Labels umgehen sollen, wird das Projekt scheitern!"

Vorgehen Datenklassifizierung: Wie klassifizieren Sie?

Identifizieren Sie Ihre Daten über eine Ist-Analyse. Ohne ein intelligentes Software Tool, das diese Analyse für Sie übernimmt, ist ein Überblick über Ihre gesamte Datenaufteilung in der Regel nahezu unmöglich. Solche intelligenten Lösungen können Daten automatisch anhand von Regeln in die richtigen Datenkategorien einordnen, entscheiden anhand von Compliance-Vorgaben und Machine Learning, welche Dateien besonderen Schutz bedürfen und geben entsprechende Empfehlungen ab. Ein Beispiel für solch ein Tool ist die Microsoft Purview Information Protection. Eine kurze Erklärung zur Lösung von Microsoft sowie Hinweise zu weiteren Informationen finden Sie an dieser Stelle:

Datenklassifizierung mit Microsoft

Die Microsoft Purview Information Protection

Mit der Microsoft Purview Information Protection, kurz PIP, bietet Microsoft ein Framework, das vertrauliche und geschäftskritische Daten in der gesamten Kundenumgebung von Unternehmen erkennt, schützt und verwaltet. Elmar Török zur Lösung von Microsoft: "Eine Datenklassifizierung mit Microsoft Purview Information Protection befreit Mitarbeiter von der Suche nach Templates, kryptischen Dateinamen oder restriktiven Ablageorten. Informationen werden einfach, schnell und teilweise automatisch klassifiziert und mit Labeln versehen. Das erhöht die Akzeptanz der Maßnahme enorm.“

Mehr Informationen zur Lösung von Microsoft finden Sie hier.

Quelle Aufmacherbild: PixelWitch/stock.adobe.com