Technologie einfach erklärt
SAP IDoc ist ein wichtiges Werkzeug, mit dem man Geschäftsprozesse mit externen Partnern in SAP integrieren kann. Das Zusammenspiel mit EDI erklären wir hier.
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SAP IDoc ist ein wichtiges Werkzeug, mit dem man Geschäftsprozesse mit externen Partnern in SAP integrieren kann. Das Zusammenspiel mit EDI erklären wir hier.
IDoc ist eine Abkürzung für Intermediate Document, frei übersetzt: Austausch-Dokument. Der Zweck eines IDocs ist es, Daten oder Informationen von SAP in andere Systeme zu übertragen und umgekehrt. Die Übertragung von SAP- zu Nicht-SAP-System erfolgt über ein EDI -Subsystem (EDI = Electronic Data Interchange).
Es gibt viele verschiedene, vordefinierte IDoc-Typen, die zu verschiedenen Geschäftsprozessen passen. IDocs sind unternehmensinterne SAP-Container für den Austausch von Dokumenten wie beispielsweise Rechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen. Bei der Digitalisierung von Prozessen mit Geschäftspartnern ist jedoch Electronic Data Interchange (EDI) einer der besten Wege, den Anwender als externe Container wählen können, da Geschäftspartner möglicherweise ein anderes ERP-System einsetzen.
Bei IDocs handelt es sich um ein hersteller-spezifisches Dateiformat von SAP zum Zweck des Datenaustauschs. Im internationalen Geschäft hingegen werden unabhängige Standards bevorzugt. Mittels sogenannter EDI-Konverter können EDI-Dateien, die zum Beispiel Bestellungen oder Rechnungen abbilden, einfach in SAP-IDocs umgewandelt werden und umgekehrt.
Der Einsatz von EDI (und damit auch der von IDocs) lohnt sich insbesondere, wenn große Mengen an Belegen automatisch verarbeitet werden sollen. Das reduziert manuelle Arbeit und damit verbundene Fehler.
Die Umstellung von Papierbelegen auf EDI und SAP IDoc ist also sinnvoll, jedoch ist damit bestenfalls die Hälfte geschafft: Das erfolgreiche Verbuchen des IDocs, um beispielsweise einen Bestell- oder Rechnungsprozess auszulösen, ist eine weitere große Herausforderung.
Für viele Anwender beginnen genau hier die Probleme, denn an dieser Schnittstelle wird aus einem technischen Datenaustauschprozess ein betriebswirtschaftlicher Prozess: Sollten hier Fehler auftreten, lassen sich IDocs meistens deshalb nicht buchen, weil dem Buchungsfehler ein betriebswirtschaftliches Problem zugrunde liegt – fehlende oder falsche Stammdaten sind an dieser Stelle ein Klassiker.
Bei der IDoc-Fehlerbehebung stehen im SAP-Standard lediglich sehr technische Werkzeuge bereit, die eher sperrig zu bedienen und nicht benutzerfreundlich sind. Die Folge: Die Fehlerbehebung entwickelt sich zum Ping Pong zwischen Fachabteilung (die die Bedeutung des Fehlers erkennt) und IT (die das Werkzeug zur Fehlerbehebung bedienen kann) und verzögert sich damit folgerichtig.
An dieser Stelle setzen SAP-Add-Ons an: Der Drittanbieter-Markt bietet viele fertige Lösungen für das IDoc-Monitoring und die IDoc-Fehlerbearbeitung. Zum Beispiel den Globalen IDoc-Monitor des SAP-Spezialisten All for One Steeb.
