E-Procurement macht vieles leichter Einkauf 4.0: So geht intelligente Beschaffung

Zu teuer, zu komplex, zu aufwändig: Die Hürden auf dem Weg zum Einkauf 4.0 scheinen vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) unüberwindbar. Viele von ihnen wickeln Bestellungen und Rechnungen häufig noch manuell ab. Dabei hat sich inzwischen herumgesprochen, dass sich E-Procurement nicht nur für Großunternehmen rechnet.

Laut „Barometer Elektronische Beschaffung 2018“ des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) glauben mehr als 83 Prozent der befragten Einkäufer und Supply-Chain-Experten mittelständischer Unternehmen, dass ihr Geschäft künftig in erheblichem Maße von der Digitalisierung betroffen sein wird. Die wenigsten sind darauf jedoch bislang ausreichend vorbereitet.

Digitale Beschaffung aus einem Guss

„Unbestritten gehören E-Lösungen heute zum Arsenal der modernen Einkaufs- und Supply-Chain-Management-Organisation. Gleichwohl ist der Stand ihrer Implementierung und Nutzung in den Unternehmen aber noch sehr unterschiedlich“, bestätigt BME-Hauptgeschäftsführer Dr. Silvius Grobosch. Zu oft dominiere ein Patchwork von Stand-alone-Lösungen. Es fehle an integrierten Workflows und vor allem an einer Digitalstrategie für Einkauf und Supply Management.

Das gelte insbesondere für den Einsatz digitaler elektronischer Lösungen. Cloud-Plattformen wie SAP Ariba schaffen dafür die besten Voraussetzungen. Sie integrieren operative und strategische Einkaufsprozesse und ebnen den Weg zu Kostenreduzierungen und Zeitgewinnen. So profitieren Einkäufer und Supply Manager u. a. durch folgende Vorteile.

• Mehr Transparenz Ganzheitliche E-Procurement-Lösungen erhöhen die Transparenz in der Beschaffung. So halten Unternehmen vom Anlegen der Bestellung bis hin zur Rechnungstellung und Zahlungsabwicklung alle Abläufe zuverlässig im Blick. Zudem sinkt das Risiko von Eingabe- und Übertragungsfehlern.
  
  
• Weniger Aufwand Intelligente Beschaffungsprozesse automatisieren und beschleunigen Routineaufgaben und Workflows. Das hält Einkäufern den Rücken für wichtigere Aufgaben frei. Statt sich in unproduktiver Zettelwirtschaft zu verlieren, bleibt ihnen damit mehr Zeit für strategische Aufgaben wie Lieferantenmanagement und Vertragsverhandlungen.
  
  
• Höhere Erträge Im Einkauf wird der Gewinn gemacht: erst recht, wenn dabei intelligente Lösungen zum Einsatz kommen. Digitale Procurement-Anwendungen helfen, Kosten zu reduzieren und Erträge zu erhöhen. Zum Beispiel, indem Bestellungen automatisch bei den besten und günstigsten Lieferanten platziert und unautorisierte Beschaffungen, die am Einkauf vorbei getätigt werden, reduziert werden.
  
  
• Bessere Konditionen Viele KMU tun sich schwer mit der Bewertung ihrer Vertragspartner. Oft pflegt jeder Einkäufer seine eigenen Excel-Listen, zuweilen gibt es sogar unterschiedliche Verträge mit ein und demselben Zulieferer. Es ist fast unmöglich, unter derartigen Voraussetzungen optimale Konditionen auszuhandeln. Kein Wunder, dass strategisches Lieferantenmanagement ganz oben auf der Agenda der Einkaufsabteilungen steht. Digitale Plattformen liefern dafür die passenden Werkzeuge.

Neue Geschäftschancen nutzen

Darüber hinaus können sich Unternehmen mit den SAP-Ariba-Lösungen und dem Ariba Network auf Knopfdruck mit Einkäufern und Lieferanten aus mehr als 2,5 Millionen Unternehmen und 190 Ländern vernetzen. „Wer das Ariba Network nutzt, kann im Handumdrehen neue Kontakte knüpfen und so eine Vielzahl spannender Geschäftschancen nutzen“, so Peer Uwe Peters, Senior Manager Procurement & Sourcing bei der All for One Group, führende IT- und Consulting-Gruppe im DACH-Raum.

Er empfiehlt mittelständischen Unternehmen, die digitale Transformation des Einkaufs Hand in Hand mit einem erfahrenen Beratungspartner voranzutreiben. „So lässt sich sicherstellen, dass die automatisierten Beschaffungsprozesse den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen und das gesamte Potenzial eines intelligenten Einkaufs nutzen“, so Peters.

Quelle: Titelbild pixabay, TheDigitalArtist / Peer Uwe Peters, All for One Group