M365: Planung und Einstieg
Erfahren Sie hier aus erster Hand, worauf Sie achten sollten, wenn Sie Microsoft 365 richtig einführen und welche Vorzüge Ihnen das System bietet.
Aktualisiert: 15. April 2024 – Damit die Einführung von Microsoft 365 problemlos ablaufen kann, ist eine ausführliche Planung das A und O. In diesem Zusammenhang gibt es einige Faktoren, die Sie berücksichtigen müssen, zum Beispiel:
- eine saubere Projektinitialisierung,
- die Nutzung von vorhandenem Wissen und Erfahrungen,
- Lizenzen und Kosten,
- sowie die Veränderungsbereitschaft der Mitarbeiter.
Sie sollten das Projekt in keinem Falle übereilt initialisieren sowie das Implementierungsteam gezielt und diversifiziert aufstellen. Timing spielt ebenfalls eine wichtige Rolle. Ein zu hoher Zeitdruck bei der Microsoft-365-Einführung kann zu Problemen bei den Anwendern und so zu folgenschweren Verzögerungen bei der täglichen Arbeit führen. Lenken Sie daher ihren Blick unbedingt auf die User Adoption – also darauf, wie Sie die Belegschaft mit dem neuen Tool und den geänderten Prozessen vertraut machen.
Microsoft 365: Herausforderungen und Chancen bei der Einführung
Vermutlich hat Ihr Team bereits Erfahrungen mit der Implementierung anderer Technologien gesammelt. Doch bei jedem neuen System treten unterschiedliche Herausforderungen auf. Das zeigt auch das Beispiel Microsoft Teams: Wer die Kollaborationsplattform einführen will, sollte sich im Klaren darüber sein, dass deren Einführung mehr umfasst als nur das IT-Projekt. Die Plattform hat potenziell einen tiefgreifenden und langfristigen Einfluss auf die Arbeitsweise der Mitarbeiter. Wer versäumt, die Anwender im Einführungsprozess zu beteiligen, hat später schlechte Karten.
Zudem können die Kosten für Microsoft-365-Lizenzen rasch in die Höhe schnellen und das Budget belasten. Daher sollten Sie den Umfang der benötigten Lizenzen genau planen. Nur auf diese Weise lässt sich richtig einschätzen, mit welchem Kostenfaktor das Unternehmen rechnen muss. Dazu gehört es auch, bei der Kalkulation zu bedenken, dass Mitarbeiter geschult und in das Projekt eingebunden werden müssen. Sind jene in den Implementierungsprozess integriert, fällt es ihnen leichter, jene Veränderungen und Prozesse zu adaptieren, die mit der Einführung in Microsoft 365 einhergehen.
Der Projektplan: In einzelnen Stufen zum erfolgreichen Einstieg in Microsoft 365
Wenn Sie das Gesamtprojekt „Einführung von Microsoft 365“ betrachten, lässt sich dieses im zeitlichen Verlauf vorwiegend in eine technische und eine organisatorische Phase untergliedern. Während zu Beginn vor allem die technischen Aspekte im Vordergrund stehen, rücken nach und nach die organisatorischen Themen in den Fokus.
Die Sicherheit Ihrer IT-Landschaft ist ein wichtiger Faktor Ihres Projekts. Ein anderer ist die Bereitschaft der Belegschaft, die Veränderungen anzunehmen, die mit der Einführung einhergehen. Beide werden Sie die gesamte Laufzeit begleiten; daher ist es sinnvoll, sie als parallele Arbeitspakete mit einzuplanen.
Um Risiko und Komplexität der Implementierung zu reduzieren, empfiehlt es sich, die verschiedenen Module des Systems schrittweise einzuführen – nicht alle auf einmal. Auf diese Weise können Fehler und Probleme nach und nach behoben werden, während der Betrieb im Unternehmen weitgehend aufrechterhalten bleibt. Und auch das gehört dazu: Vergessen Sie nicht, die alten Systeme abzulösen und zu deaktivieren. Verankern Sie daher die einzelnen Schritte bereits zu Beginn als feste Meilensteine in Ihrem Projektplan.
Während die Einführung von Microsoft 365 fortschreitet, könnte es sinnvoll werden, beide Systemlandschaften parallel zu betreiben. So geben Sie der Belegschaft Zeit, sich an das neue System zu gewöhnen. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass alle Funktionen und Daten weiterhin zugänglich sind.
Was Sie bei der Planung noch beachten sollten – häufige Stolpersteine
Gängige Probleme sind: schlecht gepflegte Stammdaten und dass einzelne IT-Prozesse im Unternehmen nur unvollständig mitbedacht werden. Wenn beispielsweise ein Team Owner in Microsoft Teams die Firma verlässt, kann das zu unvorhergesehenen Komplikationen führen. Denken Sie daher von Anfang an nicht nur über den Start und die Vergabe von Zugriffsrechten nach. Wichtig ist auch, wie der Prozess gestaltet ist, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.
Die Einführung von Microsoft 365 bringt auch für die IT-Abteilung Veränderungen mit sich: Traditionelle Aufgaben wie die Verwaltung von Servern entfallen, da die Verantwortung nun auf die einzelnen Abteilungen übergeht. Das IT-Team sollte daher frühzeitig ein Verständnis für die Cloud entwickeln und sich mit ihren Funktionen vertraut machen.
Bedenken sollten Sie auch: Ihre Angestellten haben mit Microsoft Teams einen Zugang zu einer Vielzahl von Apps. Doch diese Vielfalt und die damit verbundenen Kosten können schnell unangenehme Konsequenzen nach sich ziehen, wenn sie nicht wissen, wie sie damit umgehen sollen. Sinnvoll ist es, die Wahlmöglichkeiten anfangs einzuschränken oder den Zugriff auf einzelne Apps vorübergehend zu blockieren. Erst wenn Microsoft 365 implementiert und vor allem organisatorisch etabliert ist, sollten Sie schrittweise die Einschränkungen lockern.
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User Adoption: Schaffen Sie Begeisterung für Microsoft 365
Ein wesentlicher Faktor für den erfolgreichen Einsatz der Microsoft 365 Suite ist, dass die Belegschaft sie tatsächlich nutzt: Die Mitarbeiter müssen die Tools akzeptieren und wissen, wann und wie sie diese einsetzen können. Einen ersten Schritt setzen Sie, indem Sie das Implementierungsteam breit gefächert aufstellen: Es sollte aus Angestellten aus allen Fachbereichen bestehen. Auf diese Weise kann das Team genau verstehen, was das Unternehmen benötigt, um mit Microsoft 365 zu arbeiten, und mögliche Probleme frühzeitig angehen. Legen Sie beim Übergang und dem Kick-off-Event ein Hauptaugenmerk darauf, die Mitarbeiter gründlich zu schulen. So bauen Sie mögliche Bedenken sofort ab.
Ziel ist es, die Belegschaft für Microsoft 365 zu begeistern. Dies ist die Voraussetzung dafür, dass jeder Mitarbeiter die Vorteile der Apps schätzt und sie im Arbeitsalltag nutzt. Ein ausführliches Schulungsprogramm legt dafür den Grundstein. Wochenlanges Training mag übertrieben erscheinen, steht aber hinter jedem erfolgreichen Rollout. Idealerweise übernehmen die Einweisung sogar Teile des Projektteams und nicht wie üblich nur die IT-Mitarbeiter. Denn sie kennen die Vorteile der Suite für ihren eigenen Bereich und können die Inhalte praxisnah vermitteln. Da den Mitarbeitern nun ein ganzer Baukasten an neuen Tools zur Verfügung steht, empfiehlt es sich, auch Richtlinien oder zumindest Empfehlungen zu geben, welches Tool wann zum Einsatz kommt und für welchen Zweck dieses geeignet ist. Vergessen Sie auch nicht, sie zu belohnen, wenn sie die Anwendungen nutzen. Kleine Anreize erhöhen die Akzeptanz.
Kleiner Tipp: Für die Planung künftiger Schulungsmaßnahmen ist der Microsoft Productivity Score ein sinnvolles Tool, der die Nutzung der Systeme analysiert.
Folgende sechs Punkte unterstützen Sie bei der User Adoption:
- Eine Kultur, die Neugier und Offenheit für neue Technologien fördert, motiviert ein Team, sich mit diesen zu beschäftigen.
- Die Art und Weise, wie Mitarbeiter bisher mit Technologie umgegangen sind, beeinflusst ihre Bereitschaft, eine Systemänderung zu akzeptieren.
- Gut strukturierte Schulungen und kontinuierliche Hilfe erleichtern es, die Tools zu verstehen und im Arbeitsalltag anzuwenden
- Sind verschiedene Systeme und Datenquellen miteinander verbunden, vereinfacht und verbessert dies die Kommunikation zwischen den verschiedenen Bereichen des Unternehmens.
- Gute Datenqualität und durchdachtes Datenmanagement ermutigt die Akzeptanz, denn damit lassen sich genaue und relevante Ergebnisse erzielen.
- Voraussetzung für eine breite Akzeptanz ist auch, dass die Sicherheit sensibler Daten gewährleistet ist und Datenschutzrichtlinien eingehalten werden.
Fazit: So gelingt die Einführung von Microsoft 365 ohne Probleme
Erkennen Sie, dass die Einführung von Microsoft 365 kein reines IT-Projekt ist! Binden Sie schon früh Ihre Mitarbeiter ein und fördern Sie die Veränderungsbereitschaft der Mitarbeiter in der IT und außerhalb der IT. Dann besteht die Möglichkeit, die Arbeitswelt nachhaltig zu verändern und für alle Mitarbeiter ein produktives Arbeitsumfeld zu schaffen, welches die Zusammenarbeit unterstützt, die Kommunikation fördert und die Begeisterung jedes einzelnen Mitarbeiters weckt. Wenn Sie diese Punkte beachten, werden Sie mit Erfolg in die Zukunft mit Microsoft 365 starten.
Quelle Aufmacherbild: Unsplash
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